“Tips&trucs deel 10 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.”

Omdat NEXTassyst een zeer uitgebreid pakket is zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Op die manier kunt u zelf bepalen wat het meest efficiënt werkt binnen uw kantoor. Toch kent NEXTassyst nog veel slimmigheden die veel kantoren nog niet kennen en die voor alle kantoren interessant zijn. Daarom vindt u in onze tips & trucs artikelen maandelijks een aantal handige tips & trucs. In editie 10 tips over:

1. Sneller Word opstarten
2. iDEAL betalen
3. Agenda instellingen
4. Aanmaken mailing bestand
5. CTR inlichtingen opvragen

1. Sneller Word opstarten
De eerste slimmigheid is eigenlijk geen NEXTassyst tip maar een Word tip. In Word maakt u gebruik van de ‘NEXTassyst knoppen’ in het Word menu. Deze knoppen worden geladen op het moment dat u voor de eerste keer Word start. Daarom duurt het altijd enkele seconden voordat u aan de slag kunt met Word.

Als u klaar bent met het bewerken van een Word document dan kunt u natuurlijk door middel van het kruisje Word afsluiten. Het nadeel is echter dat dan heel de applicatie Word wordt afgesloten. Als u een volgend document gaat openen dan moet Word weer opnieuw opgestart worden en moeten de ‘NEXTassyst knoppen’ en eventuele andere knoppen (=macro’s) ook weer opnieuw geladen worden. In plaats daarvan kunt u de sneltoets Control W (Ctrl + W toets) gebruiken. Met deze sneltoets wordt alleen het Word document afgesloten maar niet de hele Word applicatie.

2. iDEAL betalen
Vanuit NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om uw cliënten een declaratie te laten voldoen met behulp van iDEAL. U kunt een declaratie per e-mail aan de cliënt versturen inclusief (iDEAL) betaallink. Daarnaast kunt u de betaallink uiteraard ook publiceren in de NEXTportal. Deze functie werkt in samenwerking met Mollie Payments.

U hoeft niet te betalen voor de betaallink die u meestuurt. Wel betaalt u aan Mollie een ‘fee’ per betaaltransactie en deze wordt pas in rekening gebracht op het moment dat de cliënt betaalt. Het versturen van de declaratie per e-mail inclusief iDEAL link doet u door in Dossier / Financieel / Declaratie te kiezen voor ‘extra’ en dan ‘versturen als bijlage’. In de “Designer” kan een model aangemaakt worden, welke gebruikt kan worden bij het versturen van de declaratie. De volledige iDEAL documentatie leest u via deze link of via F1 in NEXTassyst | Volledige documentatie.

3. Agenda instellingen
In de NEXTassyst agenda kunt u zelf instellingen wijzigen. De werktijden “van” – “tot en met” kunnen ingesteld worden zodat de kleurstelling in de agenda weergeeft wat de werkdag is (licht geel ten opzichte van grijs/geel). Ook kan de standaard duur van een afspraak vastgelegd worden.

Bij het opstarten van de agenda kan eveneens ingesteld worden dat “vandaag” altijd getoond wordt. Er kan ingesteld worden dat “Outlook” standaard een herinnering stuurt. Dit is alleen mogelijk indien er een synchronisatie is met de Outlook agenda. De opties zijn: geen of 15 minuten voor begintijdstip in NEXTassyst.

4. Aanmaken mailing bestand
Als u een mailing wilt versturen kunt u vanuit NEXTassyst heel gemakkelijk een mailingbestand aanmaken. Dit doet u vanuit Relatie | Extra | Aanmaken mailing bestand. U kunt een zoekopdracht uitvoeren met verschillende soorten variabelen. Op grond van de criteria die ingegeven worden, zal er in eerste instantie aangegeven worden hoeveel relaties er verwerkt gaan worden.Na het klikken op “OK” wordt er een “csv” bestand van gemaakt. Dit bestand kunt u vervolgens verwerken in Excel, kladblok, Outlook, Word of anderszins.

5. CTR inlichtingen opvragen
Wij streven er naar om het u als gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken door er voor te zorgen dat u (bijna) alle registers direct vanuit NEXTassyst kunt benaderen cq gegevens kunt opvragen. Daarom kunt u ook een CTR inlichting gewoon via NEXTassyst opvragen. Dit doet u door vanuit de relatiekaart naar de sub functie ‘Registers’ te gaan en vervolgens op ‘CTR inlichtingen’ te klikken.

Alle velden worden voor zover mogelijk automatisch vanuit de relatiekaart ingevuld. Met één druk op de knop vraagt u een CTR inlichting op. Negen van de tien keer krijgt u direct resultaat en wordt het PDF document automatisch geopend en opgeslagen in de relatiekaart.

Tips en trucs jubileumeditie
Omdat dit tips en trucs artikel alweer de tiende editie betreft willen we dit heugelijke feit natuurlijk niet ongemerkt voorbij laten gaan. Daarom verloten wij een gratis tips en trucs training van een van onze consultants bij u op locatie. Wilt u hier ook voor in aanmerking komen? Stuur ons voor 22 juni een e-mail en wie weet komen wij binnenkort bij u langs.

Heeft u naar aanleiding van deze slimmigheden vragen of kunt u als kantoor niet wachten op de loting en wilt u direct een consultant inschakelen voor een uitgebreide tips en trucs training? Neem dan direct contact met ons op.