Tips&trucs deel 2 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica vanuit NEXTassyst, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel twee van deze reeks vindt u onder andere tips over het snel zoeken naar dossiers en relaties, het opslaan van e-mail in NEXTassyst en diverse ECH handigheidjes.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in (NEXT)Assyst zitten, zijn ze nog steeds redelijk onbekend. Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTassyst
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTassyst. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier.

Er is nog een derde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTassyst. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild kunt u vanuit NEXTassyst een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTassyst. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘e-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
ECH kunt u volledig geïntegreerd vanuit NEXTassyst gebruiken. Dit geldt zowel voor passeerzaken als voor afloszaken. Niet zelden wordt, om wat voor reden dan ook, een ECH passeerzaak gestopt. In NEXTassyst blijft deze ECH passeerzaak op zo’n moment gekoppeld aan het desbetreffende dossier.

Het gebeurt echter regelmatig dat u alsnog een andere ECH passeerzaak aan dit dossier in NEXTassyst wilt koppelen. In dat geval heeft u de mogelijkheid om de gestopte ECH passeerzaak los te koppelen van het dossier in NEXTassyst. Als u naar de desbetreffende ECH zaak in het dossier in NEXTassyst gaat ziet u aan de linkerkant de optie ‘loskoppelen ECH zaak’. Als u dit gedaan heeft kunt u de nieuwe ECH passeerzaak weer koppelen aan het dossier.

Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Ook bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te gebruiken en niet handmatig een nieuwe te hoeven aanmaken kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘Royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. Je kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar je ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Martin (06-14726397 | martin@devoon.nl) of met Boi (06-4483039 | boi@devoon.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.