Tips&trucs deel 4 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel vier van deze reeks vindt u tips over:

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
2. Bouwplan
3. Vertrouwelijk dossier
4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
5. Bestuursverboden check

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
Vanuit de manager in het dossier in NEXTassyst (overzicht met documenten) is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of te verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door de Ctrl of Shift toets ingedrukt te houden wanneer u de juiste documenten aanklikt. Dit is vergelijkbaar met hoe dit in Windows werkt. Als u nogmaals op het document klikt dan wordt deze weer gedeselecteerd.

2. Bouwplan
In NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om, indien u een nieuwbouwproject gaat doen, een bouwplan aan te maken. Deze mogelijkheid moet wel geactiveerd zijn in beheer (Beheer” | “Systeem” | tabblad “Algemeen” | label “Dossiers” | vinkje “Bouwplan).

U kunt vervolgens een moederdossier aanmaken (bouwnummer 0) en daaronder kunt u alle bouwnummers aanmaken. Afhankelijk van hoe dit is ingesteld in beheer worden dit subdossiers (.01, .02, .03 enz.) of hoofddossiers (met opvolgende nummering).

In het moederdossier kunnen ‘honorarium levering’ en ‘courtage makelaar’ worden ingevuld. Deze bedragen worden automatisch gekopieerd naar de afzonderlijke bouwnummers. Dit geldt ook voor de partijen ‘bank’, ‘verkoper’ en ‘makelaar verkoper’. De kopers moeten uiteraard wel per bouwnummer (dossier) gekoppeld worden. Ook kunnen deze bedragen automatisch worden doorgesluisd naar de nota van afrekening mits deze daarvoor is ingericht.
Na het aanmaken van een bouwplan heeft u altijd de mogelijkheid om de gegevens, zoals de verschillende bouwnummers, te wijzigen. Dit kunt u op twee manieren wijzigen, namelijk via de werkbalk “Extra” | “Bouwplan wijzigen of via “Dossiers” | “Algemeen” | hyperlink bij “Bouwnummer”.

3. Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.
Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast cq ingetrokken.
Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
Het gebeurt regelmatig dat een ECH passeerzaak om wat voor reden dan ook gestopt wordt. In NEXTassyst kunt u maar één ECH passeerzaak koppelen aan een dossier. Als deze ECH passeerzaak vervolgens wordt gestopt is het niet meer mogelijk om een nieuwe andere passeerzaak te koppelen.

Dit is niet wenselijk en daarom kunt u nu de gestopte ECH zaak zelf ontkoppelen. Als u op het tabblad ECH passeerzaak in het desbetreffende dossier staat ziet u helemaal links onderin ‘ontkoppelen ECH zaak’ staan. Als u hierop klikt wordt u nogmaals om een bevestiging gevraagd. Hier ziet u ook de gevolgen die dit heeft in NEXTassyst. Als u vervolgens op ‘ja’ klikt wordt de ECH zaak ontkoppeld en kunt u een nieuwe passeerzaak koppelen.

5. Bestuursverboden check
Vanuit de relatiekaart kunt u direct checken of er voor deze relatie een bestuursverbod van kracht is. U gaat vanuit de relatie naar ‘registers’. Onder het kopje ‘handelsregister’ vindt u de optie ‘bestuursverbod’. Als u hierop klikt wordt de website van de Kamer van Koophandel geopend. Hier kunt u zien of er een bestuursverbod van kracht is. Deze pagina kunt direct onder de relatiekaart opslaan inclusief datum en tijdstip dat u deze heeft opgevraagd.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.