Categorie: Uncategorized

Ontmoet Evert Jan van Schuppen: sinds enkele maanden de directeur van NEXTlegal. Aan boord gekomen om de organisatie future-proof te organiseren en te positioneren. ‘NEXTlegal wordt het referentiekader voor de juridische sector,’ aldus directeur Evert Jan van Schuppen. In dit interview vertelt Evert Jan welke stappen hij en zijn team aan het zetten zijn.

Lijnen uitzetten

Evert Jan werkt sinds afgelopen najaar aan heldere organisatorische en strategische doelen. Evert Jan: ‘John Lugten, onze technisch directeur, doet dat op technologisch vlak, ik op organisatorisch en strategisch vlak. Maar om een goede koers te bepalen dient eerst je basis op orde te zijn.’

NEXTlegal is sinds jaar en dag een vooraanstaande speler in de juridische sector. Door wat verschuivingen in het management is rust en structuur aanbrengen de eerste stap. Vervolgens kijken Evert Jan en zijn team, samen met klanten, vooruit. ‘We onderzoeken wat de markt de komende jaren nodig heeft en wat onze positionering gaat zijn.’

"Hier wordt knetterhard gewerkt om onze klanten tevreden te houden."

Verantwoordelijkheden

Het team van NEXTlegal wordt volgens Evert Jan getypeerd door zelfstandigheid en doorzettingsvermogen. ‘Prachtige eigenschappen om op voort te borduren.’ Evert Jan heeft, om de organisatie toekomstbestendig te maken, de functieomschrijvingen en verantwoordelijkheden aangescherpt. ‘Om duidelijkheid te creëren, niet om de vrijheid die dit bedrijf zo siert bij medewerkers te ontnemen,’ zo zegt Evert Jan. ‘De mensen werken zelfstandig genoeg om hun functies met succes en plezier uit te voeren. Hier wordt knetterhard gewerkt om klanten tevreden te houden. Die werkethos houden we er natuurlijk graag in, alleen dan met duidelijke communicatielijnen.’

Evert Jan heeft drie teams gecreëerd die als managementlaag functioneren; support, klanten en ontwikkeling. Daarnaast is een vierde toegevoegd om de toekomst van het notariaat en advocatuur te onderzoeken. Maar ook om te inventariseren hoe NEXTlegal haar klanten nog beter van dienst kan zijn.

“NEXTlegal klaarstomen voor de toekomst doen we niet op basis van fingerspitzengefühl, maar op een onderbouwd toekomstperspectief.”

Gemeenschappelijke grond vinden

Voor Evert Jan betekent dat vooral veel klantbezoeken, vragen stellen en luisteren. Evert Jan heeft brede ervaring als manager, maar is nieuw binnen de juridische sector. ‘Het is mijn doel om gemeenschappelijke grond te vinden in een gesprek. Hoe runnen wij onze business en hoe kunnen we dat beter op elkaar laten aansluiten? Antwoorden daarop zijn enorm waardevol. De informatie die hierbij wordt verzameld is de input waarop je je product kunt doorontwikkelen. NEXTlegal klaarstomen voor de toekomst doen we niet op basis van fingerspitzengefühl, maar op een onderbouwd toekomstperspectief.’

NEXT generation (NEXT NG): het basis platform voor de juridische sector

Momenteel introduceert NEXTlegal een nieuwe versie van haar software onder de naam NEXT NG (Next Generation). Dit platform wordt gebouwd op basis van toekomstbestendige technieken. ‘De eerste kantoren die hiermee werken geven aan dat de interface moderner oogt, en ook de nieuw geboden functionaliteiten binnen deze versie spreken de gebruikers aan.’

Eén van deze nieuwe functionaliteiten is de automatische verwerking van betalingen door notarissen aan de hand van NEXTprofit+. Een boekhouder van een notariskantoor besteedt vaak veel tijd aan het verwerken van derdengeldstromen in de boekhouding. Bankafschriften moeten voor een groot deel handmatig worden verwerkt en op het juiste dossier en grootboek worden geboekt. Met NEXTprofit+ gaat dit stukken sneller. Evert Jan: ‘Met NEXTprofit+ kunnen notarissen de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.’

Een andere nieuwe functie is het geautomatiseerd creëren van een salarisverzoek op basis van stuurinfo. Evert Jan: ‘Insolventieadvocaten stoeien allemaal met hetzelfde probleem: het creëren van een salarisverzoek op basis van stuurdata. Wij hebben dit proces digitaal kunnen vormgeven. Van kantoren die deze module in gebruik hebben, horen wij terug dat zij veel tijd besparen op het maken van een salarisverzoek. Waren ze eerst zo een halve dag bezig, kost hetzelfde karwei hen nu nog maar een fractie van deze tijd.’

Meer lezen over deze twee functionaliteiten? Kijk dan op www.nextlegal.nl/blog.

Betekenis voor de toekomst van de sector

Evert Jan sluit af: ‘NEXTlegal wil met haar software een vooruitstrevende rol vervullen binnen de juridische sector, met relevante innovaties en inspelend op de behoeften vanuit de markt en onze klanten. Hierbij ontzorgen we de klant zoveel mogelijk, zodat deze zich volledig kan richten op haar core business.’

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 6, het volledige magazine kunt u hier downloaden.

Sinds jaar en dag stoeien insolventieadvocaten met hetzelfde probleem: het creëren van een salarisverzoek op basis van stuurdata. Waarom dat niet geautomatiseerd kon worden?

“Geloof mij, dat werd door heel veel partijen, en ook door ons, onderzocht. Dit werd tot op heden echter niet ontwikkeld vanwege de complexe, uiteenlopende regels vanuit de verschillende rechtbanken. Maar, vanaf nu gaat met NEXTmatters alles anders zijn!”

Automatisch creëren van een salarisverzoek

Al lange tijd zagen wij dat er binnen de insolventierecht secties diverse zaken konden worden verbeterd. Niet alleen op het vlak van inzicht, maar ook op het vlak van gemak. Specifiek hebben we het dan over de salarisverzoeken die op basis van stuurinfo moeten worden ingediend. Belangrijk, aangezien curatoren en faillissementsmedewerkers, op basis van deze stuurinfo, salaris aanvragen.

Hierbij is het zaak dit zo nauwkeurig mogelijk aan te vragen, zodat dit resulteert in een spoedige beoordeling. Veelal gebeurt dit op basis van Excel lijstjes die aan elkaar worden geknoopt, onder andere om de tijdregels te selecteren en er de juiste factor aan te hangen. Deze lijstjes worden vervolgens op verschillende plekken in de werkomgeving opgeslagen, waardoor het centraal overzicht mist.

Als automatiseerder van de juridische sector zijn wij altijd op zoek naar mogelijkheden voor verbetering van het werkproces. Om die reden hebben we ons hierin vastgebeten. Geen makkelijke opgave, kan ik u vertellen. Dat ligt vooral aan het feit dat rechtbanken verschillend omgaan met de beoordeling van geschreven uren in het salarisverzoek. De ene rechtbank is kritischer dan de ander, bijvoorbeeld bij twee dezelfde tijdregels. Kantoren krijgen hierover vervolgens vragen, terwijl het kan zijn dat medewerkers samen in overleg hebben gezeten. Er is ook een verschil in hoe rechtbanken omgaan met het toekennen van de ervaringsfactor. Het is ons gelukt om met deze verschillen rekening te houden.

Automatiseren van salarisverzoeken

Zodra u in NEXTmatters op het faillissementsdossier uw uren schrijft, kunt u deze informatie vanaf nu voor zowel uw stuurinfo als uw salarisverzoek gebruiken. Deze documenten worden door deze slimme functionaliteit in een handomdraai gegenereerd en historisch bewaard in NEXTmatters. Zo heeft uw insolventieafdeling de volledige controle over alle insolventiezaken.

De insolventiemodule is volgens de Recofa-richtlijnen ingericht, waardoor uw stukken altijd voldoen aan alle voorwaarden met de juiste calculaties erin verwerkt. Hierbij wordt rekening gehouden met geldende tarieven en ervaringsjaren. Excelsheets zijn hierdoor verleden tijd.

Binnen de insolventiemodule kunt u eenvoudig aangeven welke regels u wel of niet in rekening wilt brengen. Deze blijven vervolgens wel intact, maar worden niet via het verzoek doorgezet. Niet alleen wordt een salarisverzoek nu in een handomdraai gecreëerd, ook houdt u overzicht in wat er al is ingediend en wat niet. Zowel de stuurinfo als het salarisverzoek staan in het dossier opgeslagen. Dat geeft overzicht en gemak.

Een enorme tijdsbesparing

Van kantoren die deze module in gebruik hebben, horen wij terug dat zij veel tijd besparen op het maken van een salarisverzoek. Waren ze eerst zo een halve dag bezig, kost hetzelfde karwei hen nu nog maar een fractie van deze tijd. Dat geeft ook rust als er geen boedel is, maar onder de garantieregeling toch een vergoeding kan worden aangevraagd. De module bouwt dan snel de uren op die binnen deze groep vallen.

U wilt hiermee aan de slag, en nu? Binnen een uur kunnen wij de inrichting gerealiseerd hebben en deze module valt, als u NEXTmatters gebruiker bent, binnen het licentiemodel. Dus, wat houdt u tegen? Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.

 

‘Het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk maken, dat is een belangrijk doel van onze software. En de samenwerking met ECH? Die sluit daar naadloos op aan. ‘We werken niet voor niets al jaren met ze samen.’ Aan het woord is Taco van Bennekom, consultant binnen NEXTlegal, een bedrijf dat zich richt op software voor de advocaat, notaris en bedrijfsjurist. En dat al meer dan 20 jaar.

Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal

Automatische koppeling
‘In de praktijk betekent de integratie met ECH in onze software dat, wanneer er een nieuwe ECH-zaak binnen komt, deze direct gekoppeld kan worden aan een bestaande zaak. Of er wordt een nieuwe geopend. Vervolgens worden de juiste partijen, die herleid worden vanuit ECH, alvast aan het dossier gekoppeld. Datzelfde doen we bijvoorbeeld met het onderpand en met de overige bank- en klantgegevens’, vervolgt Taco.

‘Door de verschillende taken met elkaar te integreren voorkom je een enorme papierwinkel: alles wordt zoveel mogelijk ineens, op digitale wijze, verstuurd naar de juiste partij.’, zegt Taco van Bennekom, Consultant bij NEXTlegal

Soepele communicatie
‘Door deze werkwijze verloopt de communicatie tussen de verschillende partijen heel soepel. Wanneer de notaris bijvoorbeeld vanuit ECH een bericht krijgt dat er een bepaald dossier binnen is, dan start er voor alle betrokken partijen een reeks van werkzaamheden op. Denk onder meer aan het doorgeven wanneer de akte daadwerkelijk passeert (notaris), het verzorgen van de definitieve passeeropdracht (de bank), het opvragen van gelden (notaris), maar ook het oppakken van alle verplichte communicatie die met de bank moet plaatsvinden. Eigenlijk kun je ECH als de verbindende factor tussen de client, de banken en het notariskantoor zien. Uiteindelijk wordt de notariële akte getekend en worden er, wederom via dat slimme, geautomatiseerde berichtenverkeer, de bijbehorende processen bij de bank in gang gezet. Door de verschillende taken met elkaar te integreren voorkom je een enorme papierwinkel: alles wordt zoveel mogelijk ineens, op digitale wijze, verstuurd naar de juiste partij.’

Iedereen in de keten heeft iets nodig
‘Binnen de keten komt heel duidelijk het mooie van de samenwerking naar voren die ECH met ons, maar ook met andere leveranciers heeft. Iedereen in de keten heeft iets nodig, de bank, de notaris, de consument. En juist omdat zowel ECH als spreekwoordelijke digitale snelweg en wij vanuit onze rol als softwareleverancier tussen de verschillende partijen zitten, en goed met elkaar afgestemd hebben over hoe we zaken slimmer aan kunnen pakken, hebben we gezamenlijk minder werk met het voldoen aan alle verzoeken. Terwijl de klant tegelijkertijd wél optimaal geholpen wordt.’

Professioneel team
‘Verder is de samenwerking met de mensen van ECH gewoon heel fijn. Ze zijn professioneel, weten precies waar ze mee bezig zijn en ze staan náást ons vanuit een gelijkwaardige rol’, aldus Taco. ‘Daarnaast is het gros van de ECH-collega’s afkomstig uit het notariaat. En dat merk je aan alles. Het zijn niet per se allemaal IT’ers, maar ze hebben, vanuit hun achtergrond als kennisspecialist, een enorme passie voor hun vak, precies zoals dat binnen onze organisatie ook zo is.’

De notaris als vertaler
‘Uitdagingen zijn er natuurlijk ook. Zo hebben banken nog allemaal hun eigen hypotheekaktemodel. Daar zit een enorme kans om te uniformeren, waardoor de verwerking gemakkelijker wordt. Daardoor krijgt de notaris op zijn beurt dan weer meer tijd om het gesprek met de klant aan te gaan en nóg diepgaander advies te geven. En om vroegtijdig in een proces in te grijpen als het nodig is. Uiteindelijk kun je zeggen dat één van de belangrijkste taken van het notariaat is om te vertalen. De notaris vertaalt feitelijk de oplossing voor iemands menselijk probleem in een juridisch goed geformuleerde akte. Vervolgens wordt deze weer terugvertaald, zodat de klant begrijpt wat er staat én met een gerust hart weer het pand verlaat.’

Ontwikkelingen op de agenda
‘Uiteraard staan er volop ontwikkelingen op de agenda. Zo heeft ECH met de digitalisering en automatisering van de bankgarantie een nieuw proces opgeleverd. Het spreekt voor zich dat we daar graag op aansluiten. Samenvattend kan ik zeggen dat we blijven doorontwikkelen en continu onderzoeken naar hoe we de notaris en de consument nóg beter kunnen bedienen. En in dat onderzoek, daar spelen we samen met ECH graag een impactvolle rol in’, besluit Taco.

Meer informatie
Wil je meer weten over de de visie van Taco van Bennekom of over Stichting ECH? Neem dan contact met ons.

Bron: ECH.nl

Een boekhouder van een notariskantoor besteedt vaak veel tijd aan het verwerken van derdengeldstromen in de boekhouding. Bankafschriften moeten voor een groot deel handmatig worden verwerkt, en op het juiste dossier en grootboek worden geboekt. Met NEXTprofit+ gaat dit stukken sneller. Hoe dit werkt, leg ik u in dit artikel uit.

Voorbeeld: koopoverdracht woonhuis

Bij een huizentransactie maakt de hypotheekbank het gehele bedrag aan de notaris over. Vervolgens verdeelt de notaris dit bedrag over, gemiddeld genomen, vijf partijen. Denk onder andere aan de verkoper, de makelaar en de notaris. Het is vervolgens de taak van de boekhouder om in iedere regel het grootboeknummer en het dossiernummer in te voeren.

Heeft u als notariskantoor tien overdrachten te verwerken, dan dient de boekhouder zo vijftig regels met de hand te boeken. Dat is naast saai, ook tijdrovend werk. Werk dat, heel eerlijk, kinderlijk eenvoudig geautomatiseerd kan worden. En wel met NEXTprofit+: een functionaliteit van NEXTassyst in samenwerking met AFAS Profit. Door het inzetten van NEXTprofit+ kunt u de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.

Hoe werkt het?

AFAS Profit herkent het dossiernummer in de omschrijving van de betaling c.q. van het bankafschrift. Na deze herkenning worden de betalingen automatisch op het juiste dossier geboekt: foutloos en snel. Het dossiernummer en grootboeknummer worden vervolgens bij het aanmaken van een betaalbestand (SEPA) in NEXTassyst automatisch aan de omschrijving toegevoegd.

Voorheen gebeurde dit handmatig per regel, nu wordt dit geheel geautomatiseerd geregeld. Ook handig dat wanneer u via NEXTassyst betalingen uitvoert, het dossiernummer op alle regels wordt toegevoegd. Kortom, tijdens het verwerken van betalingen kan de boekhouder nu letterlijk achterover leunen.

Inmiddels is NEXTprofit+ al bij zo’n vijftig notariskantoren in gebruik. Wat blijkt? Deze manier van werken gaat 15 x zo snel. Niet alleen voor notariskantoren overigens. Ook advocatenkantoren, met een letselschadepraktijk bijvoorbeeld, hebben baat bij deze handige functie.

In werking zien

Bekijk hieronder de video waarin de handmatige verwerking van bankafschriften tegen de automatisch verwerking wordt weggezet. In 80 seconden heeft NEXTprofit+ hetzelfde werk verricht als de handmatige verwerker in 19 minuten. Wilt u het zelf zien? Bekijk dan hier de video.

Abonnement op de 3e van de maand terugverdiend

NEXTprofit+ is een module binnen NEXTassyst. Deze neemt u tegen een maandelijkse betaling van 31,72 euro af. Hiervoor wordt niet alleen de module voor u onderhouden, maar ook direct voor u ingericht. Op die manier worden lopende dossiers direct herkend. Van gebruikers horen wij dat zij dit bedrag er op de 3e van de maand al makkelijk uithalen. Namelijk, heel veel overdrachten worden op de 1e of 2e van de maand uitbetaald. De 3e worden dan de bankafschriften verwerkt, wat met deze functie dus direct tijd en geld bespaart.

Kent u alle nieuwe features van NEXTassyst?

NEXTprofit+ is slechts één van de handige functies van NEXTassyst. In de praktijk zie ik dat kantoren, zeker die al even met NEXTassyst werken, niet alle nieuwe features inzetten. Gewoon uit onwetendheid. Dus wilt u op de hoogte zijn – en blijven – van alle actuele mogelijkheden van NEXTassyst voor uw kantoor, vraag dan gerust om een bezoek, inclusief demo, van één van onze consultants via onderstaand formulier.

Insolventiedossiers wilt u met veel zorg op de correcte manier behandelen. Dit kan simpel met behulp van de nieuwe insolventiemodule binnen NEXTmatters.

Relevante stukken, zoals stuurinfo en salarisverzoeken, worden door deze slimme functionaliteit in een handomdraai gegenereerd en historisch en efficiënt bewaard in NEXTmatters. Zo heeft uw insolventieafdeling de volledige controle over alle insolventiezaken! 

De insolventiemodule is conform de Recofa-richtlijnen ingericht, waardoor uw stukken altijd voldoen aan alle voorwaarden met de juiste calculaties erin verwerkt. Hierbij wordt er rekening gehouden met geldende tarieven en ervaringsjaren. Excelsheets zijn hierdoor verleden tijd.

Ook tijdwinst behalen?
Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van onze insolventiemodule of een aanbieding op maat ontvangen? Laat dan uw gegevens hieronder achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

 

Met de komst van het elektronische bankafschrift is al een groot deel van de handmatige invoer bij het verwerken van de betalingen in de administratie verdwenen. Wij vonden het tijd voor een volgende stap!

Maak kennis met onze nieuwe module NEXTprofit+. Door slim gebruik te maken van NEXTprofit+ (een functionaliteit van NEXTassyst in samenwerking met AFAS Profit) kunnen we de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.

Dat doen we door AFAS het dossiernummer in de omschrijving van het bankafschrift te laten herkennen. Hierna worden de betalingen automatisch op het juiste dossier geboekt. Dit gaat 100% foutloos en razendsnel. Het dossiernummer wordt vervolgens bij het aanmaken van een betaalbestand (SEPA) in NEXTassyst automatisch aan de omschrijving toegevoegd.

Dat kunnen we natuurlijk wel zeggen maar overtuig vooral uzelf:

De ontvangsten zullen in principe niet automatisch geboekt worden, die verdienen nadere aandacht en zijn vaak van meerdere bronnen afkomstig waardoor herkenning lastiger wordt.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van NEXTprofit+ of een aanbieding op maat ontvangen? Laat dan uw gegevens hieronder achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

De meeste kantoren hebben weleens moeite met het nemen van een beslissing, zeker als het gaat om ICT-projecten. Vaak wordt een beslissing uitgesteld, onder andere door te blijven zoeken naar informatie en bevestiging, bijvoorbeeld door het spreken van referentiekantoren. Ik ben van mening dat als de echte behoefte, die aan de zoektocht ten grondslag ligt, bekend is, selectieprocessen makkelijker worden ingegaan en knopen eenvoudiger worden doorgehakt. Geen munten gooien, maar de koppen breken.

Kritische noot
Kijken we naar praktijk management software dan zien we dat kantoren, gemiddeld genomen, na 12 tot 14 jaar een overstap overwegen. Die migratie moet een flinke stap voorwaarts worden. Om een verbetering na te streven, is een kritische noot cruciaal. En die kritische kijk is precies waar de advocaat om bekend staat. Toch merk ik dat bij ICT projecten een advocaat wat onzeker lijkt te worden. De emotie, intuïtie en ratio worden naar de achtergrond verschoven. Soms is het niet de verbeterslag an sich die overheerst, maar de ‘tick in the box’ drang (check, dat hebben we gedaan).

Gaf ik in het verleden eens een demo of training, dan werd ik tijdens mijn gesprek onderbroken met vragen zoals: ‘Vindt u ook niet dat de menuoptie links zou moeten staan?’ Toen irriteerde ik me daar weleens aan. Nu mis ik die advocaat die me aan tafel fileert. Ik wil daarom de advocaat weer uitdagen om zichzelf te blijven en kritisch te zijn. Koop niet iets, omdat u hebt gehoord dat u het moet kopen. Maar koop iets omdat u zeker weet dat het u een stap verder brengt.

Als een cliënt vraagt: ik wil een arbeidsovereenkomst, vraagt u waarschijnlijk ook door. Een schilder die iemand tijdens de zomermaanden in dienst neemt, heeft geen contract van 200 pagina’s nodig. U stelt dan ook de vragen om de basale behoefte bloot te leggen. Waarom dat niet voor uzelf doen?

In een eerder artikel schreef ik over het belang van teruggaan naar de intrinsieke behoefte. Ik adviseerde om alle woorden die bij u opkomen als u denkt aan een ideale werkomgeving op te schrijven. Wat aan deze steekwoorden in een later stadium: het selectieproces, ook handig is? Doordat u hebt bepaald waar de behoefte in het werkproces zit, kunt u online beter voorwerk doen.

Heeft u van iemand gehoord dat u via een app tijd moet schrijven, dan zoekt u uiteraard op ‘app voor tijdschrijven’: een vrij beperkte zoekopdracht die u al in een trechter duwt. Immers, de leverancier die op deze zoektermen het hoogste biedt, staat met een Google advertentie bovenaan. Bovendien, misschien zit u de hele dag achter uw pc en werkt zo’n app voor u helemaal niet handig. Maakt u uw zoekvraag iets specifieker, en gericht op de echte vraag, bijvoorbeeld ‘makkelijk tijd schrijven advocaat’, dan vindt u wellicht andere raakvlakken op Google die u kunnen inspireren.

Heeft u het nodige voorwerk gedaan, nodig dan pas enkele leveranciers uit. Ben kritisch. Ga geen kop of munt gooien om een keuze te maken. Zorg voor een ideale mix tussen ratio, gut feeling en ja, kijk vooral dan ook even naar referentiekantoren. Voor de bewijslast, niet als voorbeeld.

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 3 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk.
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.

In een vorig kort artikel uit deze reeks gaf ik aan hoe belangrijk het is om van ‘iets moeten’ naar ‘iets willen’ te gaan. Ik beloofde hierop in een volgend stuk verder te borduren. Voilà. Ik wil het kort met jullie hebben over het prikken van gaatjes in de woordwolk aan termen op het gebied van ICT en innovatie. Hoe stapt u daarvan weg?

Intrinsieke motivatie of hype

Tijdschrijven via een app, document management software, Document Assembly, Azure, sjablonen, Business Intelligence, Artificial Intelligence; prikkelende termen die ons brein doen aanzetten tot rondkijken. Begrijp me niet verkeerd, ik vind het mooi dat steeds meer kantoren een innovatieslag (willen) maken. Alleen, is dat op basis van een intrinsieke overtuiging of op basis van een hype? En in geval van het laatste, hoe stapt u als kantoor weg van die grote wolk aan terminologie?

Ik vind het belangrijk dat kantoren de tijd nemen om na te denken over wat ze echt willen wijzigen en waarom. Ik ben van mening dat je alleen maar echt blij kunt worden van nieuwe software, als het een voelbare pijn wegneemt of een aantoonbare verbetering brengt.

Jaren terug verscheen er een artikel van één van de Lexxyn Groep Partners in het Advocatenblad, met als insteek: werken in de cloud. Kantoren klopten destijds bij ons aan, alleen maar vanwege die nieuwe trend: cloud. ‘Ik wil ook in de cloud en hoe ziet de cloud er in jullie applicatie uit?,’ de vraag die ons bijna dagelijks werd gesteld (waarbij men vaak letterlijk naar het plafond, naar ‘de cloud’ keek). Het ging die kantoren niet om het oplossen van een probleem, of het verbeteren van een proces, maar om het meedoen met een trend. In dat geval: de cloud.

Prima, trendsetters hebben we nodig, alleen hoop ik mijn punt te hebben gemaakt: zorg dat de intrinsieke behoefte duidelijk is. Ga terug naar uw intuïtie en voel ook wat die, naast ratio, voor wijsheid te geven heeft. Schrijf alle woorden die bij u opkomen als u denkt aan een ideale werkomgeving op. Probeer de trendwoorden te vermijden. Dus niet: Ik wil een Artificial Intelligence (AI) toepassing, maar bedenk u waarom zou ik AI willen? Welk probleem lost het op? Wie weet is uiteindelijk de oplossing geen AI, maar bijvoorbeeld een Document Management Systeem.

Sta stil

Stop even met rennen. Bedenk uzelf dat voor nagenoeg iedere juridische professional automatisering ongrijpbaar is geworden. Het kan rust geven om u bewust te worden dat u ook geen ICT oplossing hoeft te verzinnen. Het enige dat u moet doen, is uw behoefte duidelijk hebben en uzelf daar hard voor maken. De juiste oplossing volgt dan vanzelf. Daarover in een volgende shortread meer, want: waar is die kritische advocaat die een leverancier fileert tijdens een presentatie?

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 2 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk.
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken. (Verschijnt binnenkort)

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.

‘Ik wil graag dat jullie langskomen voor een demo, want ik zoek een applicatie waarmee ik via een app mijn tijd kan schrijven.’ Een prima reden om ons, en vast ook een paar andere leveranciers van kantoorsoftware, uit te nodigen. Toch werp ik hier graag eens een ander licht op, namelijk de behoefte achter de vraag. Want, wat wil het advocatenkantoor in kwestie nu echt?

Ik stel tijdens een gesprek meestal de tegenvraag: ‘Wat doet u nu achter uw pc en wat vindt u daarbij belangrijk?’ Vaak krijg ik dan als antwoord dat een goed beeldscherm belangrijk is, evenals (inderdaad!) die app om snel tijd te schrijven. Voor mij aanleiding om wat dieper te graven, want ik geloof dat de echte behoefte vaak net iets anders is dan de ‘app-wens’.

SaaS: een verpakking van functionaliteiten

Een voorbeeld. Een kantoor klopt bij me aan en zegt: ‘Ik wil een SaaS applicatie.’ SaaS is een verpakkingsvorm van functionaliteiten. Daarbij weet inmiddels iedereen dat werken in een SaaS omgeving ertoe leidt dat de werkomgeving via iedere browser en type device benaderbaar is. Dit is een groot voordeel en terecht dat de vraag wordt gesteld. Maar, doordat SaaS een breed begrip is, is het belangrijk om te achterhalen wat het kantoor, binnen de mogelijkheden van SaaS, precies aanspreekt. Waar wil het kantoor rendement behalen met de inzet van SaaS? Belangrijk is de wens achter die behoefte. Die krijg je helder door vragen te stellen zoals:

• Waar denkt u aan bij SaaS?
• Wat denk u dat SaaS voor u oplost of verbetert of;
• Hoe ziet uw bureau eruit als u een SaaS oplossing hebt?

Tekenen

Ik daag advocatenkantoren graag uit om eens te gaan tekenen. Kop koffie in de ene hand, potlood in de andere. ’s Avonds op de bank bijvoorbeeld. Bedenk bij uzelf: ‘Wat heb ik vandaag gedaan en wat denk ik dat er anders kan en waarom?’ Probeer daarbij weg te blijven van alle buzzwords en hippe applicaties. We skippen ‘hip’ en gaan terug naar onszelf. Ga na wat u belangrijk vindt;

• Voor uzelf;
• Uw personeel;
• Uw kantoor en;
• Uw cliënt.

Probeer uw initiële gevoel van ‘Ik moet iets’ naar ‘Ik wil iets’ om te buigen en ga na wat dat echte willen nu is. Dit kunt u alleen doen, of met collega’s. Kiest u voor een brainstorm in teamverband, schrijf dan groot de vraag op een whiteboard of flipover: ‘Wat willen we nu eigenlijk écht veranderen?’ Geef iedereen Post-its en een stift en ga schrijven, tekenen en plakken.

Wat ik zie is dat kantoren, alvorens deze ‘Wat wil ik nu echt vraag’ duidelijk te hebben, al leveranciers gaan uitnodigen. Een presentatie voelt daarbij als een logische vervolgstap, waar aandachtig naar wordt gekeken. Voldoet die aan de verwachtingen en gebruiken collega-kantoren deze software ook, dan kan vaak zonder pardon een ‘go’ worden gegeven.

Van het bordje af

Ik hoor van kantoren terug dat ze in veel gevallen tegen ICT projecten opzien. Het is dan zaak het zo snel mogelijk van het bordje af te hebben. Werken in een SaaS omgeving? Check. Tijd schrijven op een app? Check. Maar waarom, lieve mensen, zouden we snelheid verkiezen boven doordachtheid? In een volgend artikel ga ik hier iets verder op in en bespreek ik de impact van de ICT & innovatie woordenbrij die boven ons hoofd hangt. En dat u daarin best eens een gaatje mag prikken.

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 1 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Blogs uit deze reeks:

1. Beste advocaat, wat wilt u nou echt?
2. Prik ’s een gaatje in die wolk. (Verschijnt binnenkort)
3. Geen munten gooien, maar even de koppen breken. (Verschijnt binnenkort)

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.