Ze begrijpen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn

Ze begrijpen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn cover

Als notaris heeft Taeke Tol veel contact met cliënten. Dagelijks heeft hij besprekingen met cliënten en passeert hij akten. Daarnaast houdt hij zich bezig met kantoormanagement en onder andere ICT. “De cliënt ziet meestal alleen de akte, die wordt getekend bij een kopje koffie. Maar daar zitten allerlei processen en werkzaamheden achter en daarvoor is ICT essentieel.”

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

Taeke Tol werkt sinds 2008 bij Koch en Compaijen als kandidaat-notaris, waarna hij in 2010 is benoemd tot notaris. Op het kantoor staat een enthousiast team van 12 personen klaar voor alle notariële werkzaamheden. Of het de aankoop van een nieuwe woning is, het afsluiten van een hypotheek, samenlevingsovereenkomsten, testamenten, schenkingen of de afhandeling van een nalatenschap; bij Koch en Compaijen staat de cliënt altijd centraal. Taeke Tol: “Het mooiste aan mijn werk is het contact met de cliënten in combinatie met het juridische werk. Door onze kantooromvang kunnen we onze cliënten een persoonlijke benadering bieden en ben je als notaris al snel betrokken bij de ICT.”

 

Wanneer wij een uitval of storing hebben, dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.

ICT voor notarissen

Vandaag de dag is ICT essentieel voor het notariaat. Daarom is bij Koch en Compaijen de automatisering goed op orde. Het kantoor ondersteunt de interne processen met software voor het notariaat. Daarnaast wordt heel veel informatie uitgewisseld met bijvoorbeeld de KvK, het Kadaster en gemeenten. Taeke Tol: “Die informatie wordt automatisch in ons systeem ingelezen. Daardoor neemt de kans op fouten af en kunnen we het handmatige werk minimaliseren. Doordat we efficiënt kunnen werken, kan onze focus liggen op onze dienstverlening naar de klant. Maar tegelijkertijd hebben we een bepaalde afhankelijkheid van ICT. Wanneer wij een uitval of storing hebben dan kunnen we eigenlijk bijna niets meer doen. De continuïteit van ICT is dus ontzettend belangrijk voor ons.”

Slag naar voren op ICT-gebied

Koch en Compaijen werkte met een softwaresysteem voor notariskantoren wat op zich goed beviel. Taeke Tol: “Ik kijk altijd om me heen naar nieuwe mogelijkheden en hoorde regelmatig positieve verhalen van collega-notarissen over NEXTassyst. Dat pakket bleek gebruiksvriendelijker te zijn, en simpeler te bedienen. Daarnaast deden we zaken met een kleine partij voor onze ICT-ondersteuning, waar de kennis en continuïteit niet altijd op het niveau waren wat wij nodig hadden. We vonden het tijd om op ICT-gebied een slag naar voren te maken.” Koch en Compaijen besloot tegelijkertijd een overstap te maken naar ­NEXTassyst van NEXTlegal en de ICT-dienstverlening van ICT Concept.

Gebruiksvriendelijke kantoorsoftware

NEXTassyst, de gebruiksvriendelijke kantoorsoftware van NEXTlegal, vormt het digitale ‘hart’ van het kantoor. Elke akte, elk dossier, alle klantcontacten: alles wat Koch en Compaijen digitaal doet, loopt via dat systeem. Daarnaast gebruikt het team NEXTsearch om rechtstreeks in documenten, zoals notariële en onderhandse stukken, te kunnen zoeken. Dat bespaart de medewerkers veel zoek- en studietijd. Met NEXTportal hebben de cliënten van het kantoor 24/7 toegang tot hun dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Ook het uploaden van documenten, zoals legitimatiebewijzen, is heel eenvoudig. NEXTcontroller biedt tot slot managementrapportages waarmee Taeke Tol een volledig en goed beeld krijgt van de performance van het kantoor.

Ondersteuning van cloud tot werkplek

Voor de ondersteuning van de ICT-omgeving vertrouwt Koch en Compaijen op ICT Concept. Zij levert alles rondom de NEXTassyst applicatie van gebruikers- en werkplekondersteuning tot connectiviteit, printing en web hosting. Daarnaast gebruikt Koch en Compaijen diverse ‘Packs’ van ICT Concept. Het Cloud Pack Professional biedt ondersteuning voor de gebruikte kantoorsoftware inclusief onder andere Office 365, e-mail en Teams. Het Connectivity Pack garandeert veilige, redundant uitgevoerde internetverbindingen inclusief beheer, bewaking en onderhoud van het interne netwerk. En het Printer Pack is de complete beheerde printoplossing op maat, voor een vast bedrag per maand.

Koppeling dossiers en telefonie

Taeke Tol: “Telefonie is ook heel belangrijk voor onze communicatie met klanten. Nadat we ongeveer twee jaar zeer prettig met NEXTlegal en ICT Concept hadden samengewerkt, hebben we besloten om dat ook bij één van de Lexxyn Groep Partners onder te brengen.” Helder Telecom & ICT levert een VoIP (Voice over IP)-oplossing die is geïntegreerd met NEXTassyst. Dankzij deze integratie worden cliënten die bellen herkend en de bijbehorende cliëntkaart kan direct worden geopend. Het is mogelijk om cliënten direct vanuit NEXTassyst te bellen en gesprekken aan dossiers te koppelen. Gesprekken en gesprekstijden kunnen worden genoteerd en gefactureerd vanuit NEXTassyst. Taeke Tol: “Dat vinden onze medewerkers heel handig. Ze zien direct wie er belt en kunnen cliënten vanuit de kaartenbak bellen. Daarnaast geeft deze oplossing ons waardevolle management informatie.”

De kracht van samenwerking

Met deze laatste stap heeft Koch en Compaijen alle aspecten van hun ICT-omgeving bij Lexxyn Groep ondergebracht en die samenwerking bevalt Taeke Tol heel goed. “Wat ik vroeger nog wel eens merkte, is dat verschillende ICT-leveranciers naar elkaar wijzen. De één doet dit, en de ander dat. Dan kun je als klant gemakkelijk tussen wal en schip vallen. Die zorg is nu verdwenen, want het hoort altijd bij één van deze drie bedrijven thuis en die werken echt heel goed samen. Als we een probleem hebben waarvan wij niet precies weten wie het moet oplossen, dan mailen we naar ICT Concept. En die pakken het op, wie ze daar ook bij nodig hebben. Dat is voor ons als klant heel prettig.”

 

“Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”

Vertrouwen

De beschikbaarheid van ICT is heel belangrijk voor Koch en Compaijen. Het gaat vaak om belangrijke afspraken, grote belangen en veel geld. Taeke Tol: “Onze Lexxyn Groep Partners doen altijd hun best om onze systemen zo snel mogelijk weer opgestart te krijgen. Ik kan me eerlijk gezegd niet herinneren dat we langer dan een paar uren niet konden werken tijdens onze samenwerking, en dat was al een uitzondering. Dat is voor ons ontzettend belangrijk. Want als de ICT niet goed functioneert dan gaat dat ten koste van de kwaliteit van onze dienstverlening.”

Persoonlijk contact

ICT is uiteindelijk ook mensenwerk, vindt Taeke Tol. “Ook de persoonlijke samenwerking bevalt heel goed, bij alle medewerkers van alle drie de organisaties waar we mee samenwerken. Ze zijn heel dienstverlenend en oplossingsgericht. Er komt dus ook altijd een oplossing, wat daar ook voor nodig is. Daarnaast zijn ze open in de communicatie, waardoor wij weten wat we kunnen verwachten en er geen dingen blijven liggen. Wat ze zeggen dat doen ze en dat geeft ons heel veel vertrouwen. En misschien wel het belangrijkste: ze snappen heel goed wat wij als notariskantoor aan het doen zijn. Wij willen samenwerken met een partij die dat begrijpt en onze wensen en eisen ook aan kan. Onze ICT is in goede handen. Ik heb geen zorgen over automatisering dus ik ben heel tevreden.”

Verslag Legal IT Talks – Document Assembly & Automatisering

Verbeteringen gaan vaak hand in hand met digitalisering. Ook binnen de juridische sector kijken steeds meer kantoren naar de voordelen van Document Assembly software. Met behulp van Document Assembly software kunt u het maken van complexe documenten zoals akten, contracten en facturen automatiseren. De documenten worden met een paar klikken digitaal gestroomlijnd. In de Legal IT Talk van 10 mei deelden Helmer van Maarschalkerweerd (Epona Legal), Johan Lijftogt (NEXTlegal) en Hendri van Norden (ICT Concept) ieder hun kijk op de mogelijkheden van document automatisering.

 

 

 

 

Wat is Document Assembly & Automatisering
Helmer licht het gespreksonderwerp van vandaag toe. Helmer: “In goed overleg met haar klant genereert Epona met behulp van LegalWord een standaard sjabloon waarin gegevens via een paar aanpassingen in de instellingen eenvoudig automatisch toegevoegd kunnen worden. De opmaak en huisstijlrichtlijnen blijven intact ondanks deze aanpassingen.”

NEXTlegal hanteert diezelfde aanpak. Johan legt uit: “Een klant kan eventueel een setje modellen aanleveren en wij bouwen dit model in ons DMS systeem. Hierdoor kan gemakkelijk een document gegenereerd worden. ”

Met behulp van de Modellengenerator biedt ICT Concept haar klanten de mogelijkheid om documenten te automatiseren. Hendri legt uit dat de focus wordt gelegd op het algoritme waarop de applicatie werkt. De software registreert de unieke variabelen die door de gebruiker in de lege velden gezet wordt, en past de complete inhoud van de tekst daarop aan. “Wij leggen de focus op: welke handelingen doe je vaak en kunnen wij deze wellicht automatiseren, zodat iedereen binnen een kantoor hier profijt van heeft. De kwaliteit moet daarbij altijd kloppen”, aldus Hendri.

Tijdbesparend en efficiënt
Er is een palet aan verschillende Document Assembly & Automatisering software mogelijk waaruit de jurist kan kiezen. Maar wanneer breekt het moment aan dat een kantoor werken met een document automatiseringssysteem in serieuze overweging moet gaan nemen?

Helmer is van mening dat ieder kantoor veel profijt kan hebben van een dergelijk automatiseringssysteem en het met name veel tijdwinst kan opleveren. De huisstijlrichtlijnen en opmaak van ieder document wordt door deze automatisering gewaarborgd. “Grote delen van stukken zijn vaak hetzelfde. Als je die heel eenvoudig zou kunnen inrichten, zodat je vervolgens nog maar 10 a 20% zelf handmatig hoeft in te vullen, bespaar je enorm veel tijd.”, aldus Helmer. Johan bevestigt dit voordeel en voegt eraan toe dat automatisering minder denkwerk en uitzoekwerk vraagt van de gebruiker. “Die snelheid en kwaliteit heeft ook een echte meerwaarde voor kantoren van grote omvang, maar ook zeker voor de kantoren van kleinere omvang. Door die tijdwinst kun je als klein kantoor bijvoorbeeld meer werk aannemen”, aldus Johan.

ICT Concept heeft samen met Berkely Bridge en een advocatenkantoor het document automatiseringssysteem ‘De Modellengenerator’ ontwikkeld. De Modellengenerator onderscheidt zich van andere automatiseringssystemen vanwege haar vraag / antwoordsysteem dat toegespitst is op de wensen uit de juristensector. Hendri licht deze toegevoegde waarde verder toe: “Wij hebben ons er vooral op gefocust dat de in- en output altijd consistent en kloppend is.” De basisset aan sjablonen met de intelligente technieken waarop deze software draait, zorgt voor een totaaloplossing. Modules in een dergelijk standaard sjabloon zijn nog gemakkelijk aan te passen.

Document Assembly in de praktijk
De drie sprekers tonen de kijker aan de hand van een demo de mogelijkheden van hun document automatiseringssysteem.

Helmer toont als eerste hoe een dagvaarding bodemprocedure tot stand gebracht kan worden middels het systeem DMSforLegal.

 

 

Johan geeft de kijker inzicht in het opstellen van een vaststellingsovereenkomst met de LegalWord van NEXTlegal.

 

 

Hendri laat zien hoe het samenstellen van een bestuurdersuitvraag ook kan zonder Word, maar met behulp van het portaal van de Modellengenerator.

 

 

Document Assembly als hulpmiddel voor het opstellen van documenten, kan leiden tot tijdwinst en mogelijkerwijs maar voor kantoren ook betekenen dat ze het verdienmodel van het kantoor voor sommige werkzaamheden anders moeten gaan opzetten. Helmer is van mening dat juist door deze tijdwinst meer tijd overblijft voor het oppakken van nieuwe zaken, toevoegen van nieuwe cliënten aan het clientèle of leadgeneratie. Helmer: “Ik denk dat dit alleen maar voordelen met zich meebrengt”.

Johan vult Helmer aan: “Ja, ik denk dat de tijd die nu vrijkomt op meerdere vlakken kan worden ingezet. Net als Helmer al aangaf; leadgeneratie, maar misschien ook op de kwaliteitsborging van je stukken, omdat je daar dus veel meer tijd voor hebt. Het is gewoon een andere manier van benaderen. Dus als jij een stuk hebt waar je normaal 2 uur over doet en nu maar 2 minuten, dan kun je inderdaad ook een veel grotere klantenkring bedienen. En dat is alleen maar winst denk ik.”

Hendri neemt de kijker mee aan de hand van een praktijksituatie, waarbij een vaste vergoeding staat voor de dienstverlening. “Stel je eens voor dat het maken van een overeenkomst je nu geen twee uur, maar nog maar 15 minuten kost. Wat doe je dan? Stuur je de cliënt een hogere factuur, neem je dat verlies of ga je misschien gewoon een vast basisbedrag per overeenkomst vragen? Stel dat tooling jou nu kan helpen om de basis al goed te hebben, waardoor je dus meer tijd overhoudt om dat gesprek te voeren met die cliënt. Dat zou dat nog weleens een toegevoegde waarde kunnen zijn.” Aansluitend daagt Hendri de kijker uit na te denken over het aanpassen van de marge. “Hoeveel marge houd ik over op het moment dat ik met een vaste prijs een overeenkomst maak voor mijn cliënt? De vraag is uiteindelijk: wat wil je liever, inleveren of meer overhouden?”

Adviezen aan kantoren
elmer sluit het gesprek af door aan te geven dat het aanschaffen van nieuw software moet bijdragen aan het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit van de dagelijkse werkzaamheden. Hendri wil de kijker graag inspireren om als kantoor in de rol van voorloper op het gebied van document automatisering te treden. Hendri: “Stel dat jij het niet doet en de concurrent doet het wel. Welke gevolgen en impact zou dit dan hebben op jouw kantoor?” Johan geeft als tip mee dat Document Assembly enorm veel mogelijkheden biedt voor kantoren. Johan: “Het is echt nog een onderbelicht thema binnen veel kantoren. Ga daar echt naar kijken, want er valt veel te halen.”

Meer weten over Document Assembly & Automatisering?
Wilt u meer te weten komen over hoe u uw documentenstroom kunt digitaliseren door middel van Document Assembly? Neemt u dan contact op met HelmerHendri of Johan om te kijken welk systeem het beste aansluit op de behoeften van uw kantoor.

Hoe innoveer ik als jurist?

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar exponentieel op en alleen door te innoveren kunnen organisaties in de toekomst relevant blijven. Ook de juridische branche ontkomt niet aan deze ontwikkelingen. Op dit moment is investeren in innovatie bij advocaten en notariskantoren nog niet altijd vanzelfsprekend. Dat is gevaarlijk, want de kans dat je als traditioneel kantoor links en rechts wordt ingehaald wordt daardoor steeds groter.

Maar hoe stimuleer je innovatie als het mijden van risico’s onderdeel uitmaakt van je DNA? In dit artikel vind je een aantal ideeën die je als advocaat of notaris kunnen inzetten bij het zetten van de volgende stappen richting die noodzakelijke vernieuwing.

Organisatiemodel
Het organisatiemodel van de meeste advocaten- en notariskantoren is minder geschikt voor het laten ontkiemen van innovatie. Anders dan bij veel corporate bedrijven heeft een advocaten/notariskantoor geen aparte directie en is er vaak geen strategisch meerjarenplan.

Hierdoor zijn de notarissen/advocaten zelf verantwoordelijk voor het besturen van de organisatie. En daar wringt vaak de schoen. De waan van de dag zorgt er niet zelden voor dat het leiden en besturen van het kantoor erbij inschiet. Innovatie is daarbij in deze situatie logischerwijs het eerste wat van het bordje valt aangezien het niet direct effect heeft op de bedrijfsvoering. Maar dat kan – zeker op de lange termijn – een bedreiging zijn voor het voortbestaan van het kantoor.

Door een advocaten/notariskantoor meer te organiseren als bedrijf geef je – onder andere – innovatie een eigen plek binnen de organisatie. Met een directie, duidelijke innovatiedoelen en een bijbehorend budget. Bijkomend voordeel is dat je je als notaris/advocaat kunt richten op wat echt leuk is, het juridisch inhoudelijk adviseren van cliënten.

De beste ideeën komen van buiten
De geschiedenis laat zien dat veel succesvolle innovaties in branches komen van branchevreemde partijen. En dat is niet gek. Innoveren puur van binnenuit is heel lastig. Organisaties streven vaak naar voorspelbaarheid en overzichtelijkheid. Het ter discussie stellen van bestaande patronen en werkwijze wordt daardoor heel lastig.

Als je als organisatie innovatief wil zijn, dan moet je je openstellen voor de buitenwereld. Dan zul je de buitenwereld naar binnen moeten halen. Omarm de inbreng van branchevreemde partijen, leer van ze en gebruik hun input om kritisch te kijken naar bestaande werkwijzen en processen. Probeer niet opnieuw het wiel uit te vinden maar innoveer door goed af te kijken.

TIP: Ga inspiratie opdoen in andere branches, bijvoorbeeld door een keer naar een evenement in een andere branche te gaan.

Zonder wrijving geen glans
De Griekse filosoof Heraclitus zei het 2500 jaar geleden al: “verandering is de enige constante”. Verandering hoort bij het leven net als ademen en eten. Maar verandering is voor veel mensen ook moeilijk en stuit vaak op weerstand.

Daardoor stuiten nieuwe innovaties vaak op wrijving. Een mooi voorbeeld is de consternatie die ontstond toen de Hema in 2013 een eigen notarisservice begon. Er waren zelfs notarissen die uit protest rookworst ging verkopen. Het werd uiteindelijk geen succes (de HEMA notarisservice stopte eind 2021) maar het zorgde er wel voor dat notarissen gingen nadenken over hun eigen (online) dienstverlening.

Nieuwe ontwikkelingen zorgen vaak voor wrijving, maar zonder wrijving geen glans. Ze zorgen namelijk uiteindelijk ook voor vernieuwing en voor innovatie. En je bereikt meer door dat te omarmen dan door ertegenin te gaan.

Krachten bundelen
Om meer innovatie te realiseren zouden alle stakeholders in de advocatuur en het notariaat hun krachten moeten bundelen. Nu wordt innovatie vaak nog niet genoeg ondersteund door bijvoorbeeld De Orde van Advocaten en de KNB.

Door samen de krachten te bundelen kunnen alle partijen profiteren van de innovatie die daardoor ontstaat. Ga experimenteren met nieuwe technologieën. Maak een gezamenlijke proeftuin waarin gewerkt kan worden aan het notariskantoor/advocatenkantoor van de toekomst. Werk ideeën uit en toets ze bij klanten, leveranciers en bij overige stakeholders.

Praat met je klant
Ken je klant. Een dooddoener wellicht, maar uiteindelijk doe je het voor die klant. Als je in de toekomst relevant wilt blijven dan moet jouw dienstverlening daadwerkelijk het probleem van je klant (blijven) oplossen.

Waar ligt hij of zij wakker van? Wat zijn de pijnpunten en hoe kunnen wij die oplossen? Je klanten zijn degenen die hier dagelijks mee te maken hebben. Als zij ergens tegenaan lopen, dan biedt dat een kans voor jou om te innoveren. Om jouw dienstverlening te verbeteren en beter te kunnen voldoen aan de behoefte van je (potentiële) klant.

Kansen
Door niet te innoveren zul je als advocaten- of notariskantoor niet direct de deuren hoeven te sluiten. Maar om op de lange termijn te overleven is innovatie wel degelijk van belang. Kantoren die afwachten en reactief reageren, zullen uiteindelijk het onderspit delven.

Gelukkig zijn er genoeg kansen om te innoveren en om innovatie te stimuleren. In dit artikel vond je hiervoor een aantal ideeën met als doel je aan het denken te zetten. Heb je andere ideeën die je wilt delen of mooie praktijkvoorbeelden? Deel ze met ons!

De grote vraag blijft nu: hoe ga jij innoveren als jurist?

Gertjan de Gans
Gertjandegans@nextlegal.nl

NEXTlegal nieuws februari 2022

2022 is inmiddels alweer bijna in de maand maart aanbeland. De hoogste tijd om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

U leest alles over het nieuwe aangifteproces voor de ovb, over ons CLASSworks project, over het belang van blije werknemers en over het gebruik van cliëntportalen. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.

Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

Het nieuws over FORTUNA leest u hier. 

Het cruciale belang van blije werknemers

Een bekend credo luidt: buiten winnen is binnen beginnen. Iedereen kan zich er wel wat bij voorstellen. Als je als organisatie het binnen niet op orde hebt, dan zul je buiten nooit het verschil (kunnen) maken. Maar hoe simpel het ook klinkt, toch gaat het vaak mis.

Het belang van een sterk merk
De meest succesvolle bedrijven zijn de bedrijven die gebouwd zijn op een sterk merk. Bedrijven die we allemaal kennen. Of het nu webwinkels (Bol.com/Coolblue), technologiebedrijven (Philips, Samsung, Apple) of auto’s (Tesla, Volvo) zijn.

Allemaal gestoeld op een sterk merk dat niet alleen het hoofd maar ook het hart raakt. Of zoals Maya Angelou zei:

“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”

Internal branding
Maar een sterk merk neerzetten bereik je niet alleen door het extern communiceren van je identiteit en je positionering. Minstens zo belangrijk is dat iedereen in de organisatie weet waar het merk voor staat. Dit wordt ook wel internal branding genoemd.

Met behulp van internal branding wordt het gedrag van medewerkers verbonden met de extern gecommuniceerde merkbelofte. Je zorgt ervoor dat het merk onder medewerkers gaat leven en dat zij dit naar buiten toe uitdragen. De medewerkers maken in hun gedrag waar wat je als merk belooft.

Medewerkers zijn essentieel
Medewerkers spelen een cruciale rol bij het bouwen van een sterk merk. Zij hebben contact met klanten en prospects. Met al hun acties en communicatie vormen zij daarbij een essentieel onderdeel van je merkidentiteit.

Hoe beter zij dit doen, hoe meer het beeld dat externen van jouw merk hebben klopt met de werkelijkheid. Dit geldt nog meer in sectoren die werken met complexe producten zoals ook notariële software. Dat betekent automatisch dat medewerkers veel contact hebben met klanten.

Creëren van ambassadeurs
Een sterk merk heeft een scherpe merkbelofte en maakt deze in alles waar. Consistentie is hierbij koning. Veel wantrouwen richting merken wordt veroorzaakt doordat merken niet waarmaken wat ze beloven. Als je wel levert wat je belooft dan win je het vertrouwen van de klant/prospect.  Werknemers spelen hierin een cruciale rol.

Door die merkbelofte consistent waar te maken maak je uiteindelijk van je klanten je ambassadeurs en dat levert op de lange termijn betere en duurzamere (financiële) resultaten op. Daarnaast zorg je hiermee niet alleen voor ambassadeurs extern, maar ook voor fans intern: medewerkers die het naar hun zin hebben.

Voorbeeld: alles voor een glimlach😊
Zonder de bedrijfsnaam te noemen weet tegenwoordig bijna iedereen over welk bedrijf we het hebben als je ‘alles voor een glimlach’ zegt. Inderdaad, Coolblue.

Coolblue is een meester op het gebied van internal branding. Wat zij zo goed doen? Consistentie. Of je nu de klantenservice belt, contact met hen hebt op Social Media, in een fysieke winkel van hen staat of persoonlijk een bezorger over de vloer hebt. Via alle kanalen wordt dezelfde consistente boodschap uitgedragen: wij doen alles voor jou als klant, met een glimlach en met humor.

Het perfecte voorbeeld van een consistente merkbelofte. En dat is knap, zeker gezien het feit dat Coolblue inmiddels ruim 7.000 (!) medewerkers heeft. Het geheim? Een positieve en duidelijke merkidentiteit enerzijds en een strakke interne bewaking daarvan anderzijds.

Buiten winnen = binnen beginnen
Om succesvol te worden en te blijven is het extern uitdragen van je merkidentiteit niet voldoende. Je medewerkers zijn een cruciale factor voor succes en voor het neerzetten van een sterk merk.

Door te investeren in internal branding maak je van je medewerkers je ambassadeurs. Blije werknemers zorgen voor blije (potentiële) klanten. Of zoals het credo zegt: buiten winnen is binnen beginnen.

Gertjan de Gans

 

CLASSworks: met behulp van ICT het onderwijs verbeteren

“Education is the key to unlocking the world, a passport to freedom.”
Oprah Winfrey

Tot vorig jaar stuurden wij ieder jaar rond de feestdagen een boekje naar relaties. Boeken die inspirerend en leerzaam zijn en je aanzetten tot nadenken over een bepaald onderwerp. Vorig jaar hebben we bij NEXTlegal voor het eerst voor iets anders gekozen.

ElimuCode: codeerbootcamps
In plaats van de boekjes hebben we vorig jaar gekozen om de organisatie Digital Education Africa Network (DEAN) financieel te helpen. Zij zijn een sociale onderneming die door middel van ICT-totaaloplossingen duurzame ontwikkeling in Afrika stimuleert.

Met onze hulp hebben ze afgelopen jaar een aantal codeerbootcamps georganiseerd. Dit zijn trainingen voor jongeren om hun computervaardigheden en -kennis te ontwikkelen en waar ze worden getraind in 21e-eeuwse vaardigheden zoals probleemoplossend vermogen, kritisch denken en samenwerken.

Een van de deelnemers zei na afloop van de training: ‘’The beauty of coding is we can use the same line of thinking to solve day to day life problems. One code at a time’’. Het hele verslag hiervan leest u hier.

CLASSworks
Omdat de samenwerking met DEAN zo goed is bevallen hebben wij dit jaar wederom gekozen om DEAN te helpen bij hun missie. Een van de andere projecten die DEAN organiseert heet CLASSworks. Met dit programma helpt DEAN lokale scholen, docenten en leerlingen met onderwijs en ICT.

Doel van het programma is om de kinderen te helpen bij het toepassen van kennis, het ontwikkelen van belangrijke 21e-eeuwse vaardigheden zoals communicatie, samenwerken, probleemoplossend vermogen, creativiteit en digitale geletterdheid.

ELIMUPi
Een van de onderdelen van het programma is dat alle scholen een digitale leeromgeving ontvangen bestaande uit een draagbare server (de ElimuPi) en tablets. De server bevat een enorme hoeveelheid lesmateriaal die via de browser van de tablets bereikbaar is. Op de tablets zijn educatieve apps geïnstalleerd.

Praktisch en nodig
Het goede van de projecten die DEAN uitvoert is dat het heel praktisch is en je direct weet waar het geld naartoe gaat en wie je daarmee helpt. Dat persoonlijke aspect vinden we bij NEXTlegal heel belangrijk.

Maar het is ook hard nodig om deze projecten uit te voeren; om deze mensen te helpen bij het ontwikkelen van kennis en vaardigheden. Met onze hulp kan DEAN scholen de komende twee jaar ondersteunen met alles wat zij nodig hebben.

Mocht u hen ook willen helpen of heeft u bijvoorbeeld nog oude hardware staan die afgeschreven is. DEAN.org kan hulp goed gebruiken. Alle informatie vindt u op: https://www.dean.ngo/

Martin Duijs

Verslag Legal IT Talks – Taak- en procesautomatisering

Donderdag 9 december ging het in Legal IT Talks over het automatiseren van taken en processen op juridische kantoren. Welke werkzaamheden lenen zich uitermate goed om door een computer te laten ondersteunen, of zelfs uit te laten voeren? Taco van Bennekom (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal) waren te gast.

Bekijk het volledige webinar terug

We beginnen het gesprek met een korte definitie: het verschil tussen digitaliseren en automatiseren. Om iets te kunnen automatiseren, moet het eerst gedigitaliseerd zijn. Dus processen die voorheen op papier gedaan werden, nu op de computer doen is digitaliseren. Als deze processen vervolgens ook door de computer zelf (deels) uitgevoerd worden, dan ben je aan het automatiseren.

Taco en Bart hebben ieder hun eigen expertisegebied in dit gesprek. Bart spreekt met name advocaten en bedrijfsjuristen, Taco houdt zich meer bezig met het notariaat. Beide gasten stellen vast dat het met het digitaal werken wel goed zit, en dat er ook mondjesmaat geautomatiseerd wordt. Maar de echte slimmigheden blijven soms nog liggen, waardoor deze beroepsgroepen soms onnodig tijd en overzicht verliezen.

Taken, deadlines en termijnen
Volgens Bart zit een belangrijk voordeel van de automatisering van taken in het bewaren van overzicht en werkzaamheden beter kunnen distribueren over de juiste (groepen van) mensen. Taken hebben deadlines of zijn gekoppeld aan termijnen van externe organisaties zoals de Rechtspraak, en dan wil je zeker weten dat deze data altijd kloppen en dat het systeem ervoor zorgt dat iedereen zijn of haar taken tijdig uitvoert. En dat als iemand dat niet kan doen, iemand anders dat kan overnemen.

Quick wins voor het notariaat
Als we Taco vragen naar quick wins op het gebied van automatisering in het notariaat, dan hoeft hij niet lang na te denken. Hij komt in de praktijk nog veel geprinte dossiers tegen met daarop geeltjes of afvinklijstjes met wat wanneer gedaan is, of moet worden.

Daar kan men nog een grote slag slaan op het gebied van digitalisering. Door het te digitaliseren, kan het systeem je helpen met het bewaken van taken en het organiseren van werkstromen, zodat iedereen op het juiste moment zijn of haar taak kan doen. Dit brengt als extra voordeel dat de status van het dossier veel duidelijker is voor iedereen, en omdat alle taken digitaal worden toegewezen, hoeven er ook geen dossiers meer geprint te worden om er bijvoorbeeld thuis aan verder te werken.

Beide sprekers geven in het webinar praktische voorbeelden met schermdemo’s, hoe bijvoorbeeld NEXTassyst (Taco) en Microsoft Teams (Bart) het werk eenvoudiger en overzichtelijker kunnen maken.

Koppelingen met externe systemen
Bart vult hierop aan dat er ook externe koppelingen mogelijk zijn om de toewijzing van taken en deadlines op basis van bijvoorbeeld de rolbewaking (Armarium) te realiseren. Hierdoor blijft alle informatie in één omgeving zichtbaar, en hoeft er niet in verschillende systemen naar informatie gezocht te worden. Een aanvullend voordeel van het automatiseren, is dat door de taken in het systeem van zoveel mogelijk informatie te voorzien, deze taken ook weer gebruikt kunnen worden om de efficiëntie van het kantoor op te meten, aldus Bart. Met hoeveel taken is iemand bezig, wat voor taken zijn dat, hoe lang is de doorlooptijd van de dossiers, et cetera.

In het webinar geven de heren nog veel meer praktische tips over hoe u taken, processen en werkstromen op uw kantoor kunt automatiseren. Kijk daarom het hele webinar terug op YouTube, of neem contact op met Taco van Bennekom (NEXTlegal) of Bart van Wanroij (Epona Legal) voor meer informatie.

 

Legal&Tech – Editie 3 is uit!

In het magazine Legal&Tech staan we samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 3 van Legal&Tech is nu uit, en is zowel als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van december een exemplaar aan. Heeft u geen abonnement op Mr. Magazine, of is het Legal&Tech magazine niet meegeleverd? Vraag via dit formulier uw gratis exemplaar aan.

In editie 3 lees u onder andere:

  • Koffie met: Ilona van Opdorp – De toekomst van HBO-rechten studenten in de juridische praktijk.
  • Het ontwerpen van de juridische werkplek van de toekomst.
  • Samenwerken in een dossier is teamwork.
  • Totaaloplossingen zijn hot, zet deze trend zich door in 2022?
  • Een nieuwe zakelijke internetverbinding: glasvezel, kabel of DSL?
  • De digitale juridische wereld van vandaag en morgen.
  • Onderzoek: Advocatuur heeft nog grote winst te behalen in automatisering.
  • Wwft en MOT check uitvoeren: kan dat makkelijker?
  • Business Intelligence voor de advocatuur.
  • Microsoft Teams: van lockdown redmiddel tot cultuurveranderaar.
  • 9 tips om perfect bereikbaar te zijn.
  • Cloud 365: werken in de cloud opnieuw uitgevonden.

Kadasterkosten onderdeel van bewaringspositie notariaat

Op 19 november heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan die gevolgen heeft voor u als notaris. In de uitspraak (deze vindt u hier) heeft de Hoge Raad bepaald dat het Kadaster gerechtigd is tot de derdengelden wegens inschrijvings- en recherchekosten. Dit betekent dat deze verplichting aan het kadaster vanaf heden opgenomen dient te worden in de bewaringspositie.

Aanpassen bewaringsrapporten
Dit uitspraak van de Hoge Raad heeft tot gevolg dat de bewaringsrapporten in AFAS Profit en die in de NEXTcontroller/Excelcontroller moeten worden aangepast zodat de verplichting aan het kadaster wordt gepresenteerd onder de schulden bij de bewaringspositie.

Daarnaast kan het ook verstandig zijn om voor de crediteur ‘Kadaster’ een aparte crediteuren verzamelrekening te maken. Op die manier kunnen de openstaande posten voor de betreffende crediteur ook in de bewaringspositie worden opgenomen. Neem contact op met uw accountant voor het afstemmen van een werkwijze.

Indien u wenst dat wij de rapporten voor u aanpassen kunt u een email sturen naar servicedesk@nextlegal.nl met als titel: ‘Aanpassing bewaringsrapporten’. Vermeld daarbij welke grootboekrekeningen u opgenomen wilt zien onder het kopje ‘Kadaster’ in de bewaringsrapportage en in welke rapporten de aanpassing moet worden opgenomen.