“NEXTassyst is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.”

Op 1 oktober 2017 hebben Bernard Kapma en Jan Hein Siemerink twee notarissen opgevolgd bij het kantoor Klein Binnenkade. Samen met Lieke Prinsze hebben zij het kantoor voortgezet onder de naam KB Notarissen. Kort na de opvolging besloten zij de automatisering van het kantoor geheel te converteren naar NEXTassyst van NEXTlegal. We spreken hierover met partner en notaris Jan Hein Siemerink.

“Ons kantoor heeft een brede praktijk met nadruk op een aantal specialiteiten. De praktijk van Bernard richt zich uitsluitend op het familierecht. Zijn praktijk bestaat voornamelijk uit estate planning en het afwikkeling van nalatenschappen. Dat is dus werk voor met name vermogende particulieren en DGA’s. Dit sluit goed aan bij mijn eigen specialiteit, het ondernemingsrecht, want veel van die particulieren en DGA’s hebben ook een BV of een andere juridische structuur. Lieke Prinsen weet alles van het vastgoedrecht. Denk aan splitsingen, erfpachtvraagstukken en ingewikkelde transacties waarbij meerdere partijen betrokken zijn.

Opvallend werkgebied van ons kantoor is de zeescheepspraktijk: de overdracht van nieuwe zeeschepen, het vervlaggen van zeeschepen en het opzetten van juridisch structuren voor deze zeeschepen. Dit alles behoort tot de kunde en kennis van
KB notarissen.

Ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg
Bij ons aantreden als partners werkte het kantoor nog met een verouderd systeem, waarbij het complete ICT-gebeuren hier in huis plaats vond. Met een eigen server en een trage internetverbinding. Bernard en ik kenden NEXTassyst al van onze vorige werkgevers. Sterker, ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg.

We hebben bij de selectie van de nieuwe software overigens wel gewoon opnieuw de afweging gemaakt. Het is immers nogal een beslissing. Onze oude leverancier was bezig met de ontwikkeling van een innovatief nieuw pakket, dus dat was eveneens een optie. We hebben daarom ook van dit nieuwe pakket een demonstratie aangevraagd, maar het leek nog niet helemaal af. Van NEXTassyst wisten we in ieder geval: het is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.

In één weekend naar een nieuw systeem
Eerlijk gezegd hadden we ons mentaal voorbereid op een zware conversie. Maar in de praktijk bleek dat extreem soepel te gaan. Het is in één weekend overgezet. Maandag deden we de computer aan en het werkte gewoon meteen. Eigenlijk ging er maar één dingetje mis, dat was met het overzetten van de KIK-akten. Als gevolg van een miscommunicatie hadden we die al voorbereid in het oude systeem, maar die konden niet geconverteerd worden. Dat moest opnieuw. Maar goed, NEXTlegal heeft hard meegeholpen om het snel rond te krijgen. En voor de rest ging alles dus verrassend vlot.

Nu is het wel zo dat we ons huiswerk goed hadden gedaan. Een student-stagiair heeft overal in het bedrijf de gevraagde informatie nauwkeurig verzameld en bij NEXTlegal aangeleverd. In de dagen voor de conversie hebben alle gebruikers een cursus gevolgd bij NEXTlegal in Reeuwijk, zodat iedereen ook echt meteen weer aan het werk kon. Bovendien hebben tijdens de eerste week enkele adviseurs van NEXTlegal bij ons rond gelopen om bij te springen waar dat nodig was.

“NEXTlegal ziet kritiek niet als aanval maar als kans om het product beter en gebruiksvriendelijker te maken. Kortom… we zijn eigenlijk gewoon heel blij en enthousiast.”

Wennen met ‘tips & tricks’
Het is natuurlijk even wennen. We zijn meteen overgestapt op twee schermen voor iedereen, zodat we zo veel mogelijk digitaal kunnen doen. Ook het feit dat de server nu elders staat en we geen interne systeembeheerder meer hebben is anders. Als er wat is, bellen we nu met NEXTlegal, of zetten we de vraag in het online hulpsysteem Mantis. Als we bellen wordt het razendsnel opgepikt, dus dat is wel heel fijn.

Eens in de twee weken doen we een half uurtje ‘tips & tricks’ waarbij we de NEXTlegal nieuwsbrieven doornemen en elkaar bijpraten over wat er allemaal kan. Nieuwe functies die we hebben ontdekt of aangevraagd. Desondanks heb ik het gevoel dat we nog maar een klein deel gebruiken van wat er allemaal kan met NEXTassyst.

De handigste functies sparen tijd
Welke functie het handigst zijn? Je kunt heel veel programmeren in notariële akten, modellen en onderhandse stukken. We hebben een ZZP’er rondlopen die stuk voor stuk een deel van onze modellen intelligent maakt. Dan worden partijen automatisch in de akten gezet, of er is een vraag- en antwoordformulier waarmee je een feilloze akte kunt creëren. Waar we ook heel blij mee zijn, is dat je in een vastgoeddossier maar één keer alle partijen en rekeningnummers hoeft in te voeren. Als je vervolgens een nota van afrekening maakt, zorgt NEXTassyst dat iedereen goed vermeld wordt en maakt het systeem automatisch een betalingsbestand aan om naar de internetbank te schieten. Dat scheelt enorm veel tijd, met minder kans op fouten.

NEXTportal
Ook nieuw is de speciale online portal in verband met de AVG-wetgeving. We mogen in verband met de privacy geen documenten met persoonsgegevens mailen. Die zetten we dus klaar in de portal en vervolgens kan de cliënt daar inloggen om de documenten te downloaden. Zo kan niemand anders er bij. Werkt prima, al hebben sommige cliënten nog moeite met inloggen. We werken nu samen met NEXTlegal aan manieren om dat makkelijker te maken zonder verlies aan veiligheid.

Verder hebben we laatst een nieuw knopje ontdekt om de compliance van partijen te checken in verband met de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Dat is vergelijkbaar met de al bestaande functie voor het ophalen van gegevens bij de KvK en het Kadaster, maar dan voor het signaleren van de zogenaamde ‘Politically Exposed Persons’. Het nieuwe knopje is nog niet geheel feilloos, maar als het straks goed werkt, ben ik er blij mee.

Kritiek is welkom als kans voor verbetering
Je merkt gewoon dat er bij NEXTlegal veel mensen zitten die het notariaat van binnenuit kennen. Ik vind dat ze goed luisteren naar hun gebruikers en dat ze hun uiterste best doen om ideeën van klanten in het systeem te implementeren. Daarbij zien ze kritiek niet als een aanval maar als kans om het product beter en gebruiksvriendelijker te maken. Kortom… wij zijn eigenlijk gewoon heel blij en enthousiast.

Terug naar overzicht