Hulp op afstand
Adriaanse van der Weel Advocaten
Ons kantoor is in 2005 al overgestapt op Fortuna. Ik kwam pas twee jaar daarna in dienst, dus ik weet eigenlijk niet anders. Alles wat met automatisering te maken heeft binnen het bedrijf komt op mijn bordje. Dus bij problemen of vragen – waar zit het knopje om dit of dat te doen? – komen ze bij mij. Daarmee zeg ik niet dat ik alles van het pakket weet, want het is erg uitgebreid. Menig secretaresse hier kan mij het nodige leren. Ik ben meer van het technische gedeelte, de servers, postcodedatabases, onderhoud en back-ups… zorgen dat alles blijft draaien. Ik ben ook degene die met de Word-sjablonen stoeit om het precies goed te krijgen.
Handen op het toetsenbord
De ervaringen met FORTUNA zijn heel goed. Elk pakket heeft natuurlijk zijn plussen en minnen. Je zult je altijd enigszins aan moeten passen. Maar men is er hier tevreden over. Ik als beheerder ook, want ik heb er weinig onderhoud aan. Wat je wel ziet, is dat het redelijk omslachtig is. Alles gaat via menu’s waar je met de pijltjes en de entertoetsen doorheen moet navigeren. Daar moet je echt de weg leren kennen om er snel mee te leren werken. De medewerkers hier zijn daar razendsnel in.
Pakket gaat sneller dan de gebruikers
Je hebt natuurlijk ook altijd gebruikers die minder handig zijn. Die 100 jaar op hetzelfde knopje drukken en verder eigenlijk geen behoefte hebben in het verkennen van andere mogelijkheden. FORTUNA heeft zich de afgelopen jaren enorm ontwikkeld. Mede door de samenwerking met de gebruikersgroepen zijn er allerlei nuttige functies bijgekomen. Daar zijn de gebruikers lang niet altijd van op de hoogte. Eigenlijk zou je regelmatig een training moeten geven om extra functies aan te leren. Maar in de praktijk werkt dat gewoon niet zo. De helpfunctie is vooral reactief. Als je iets wilt weten krijg je snel antwoord, maar je moet er wel zelf om vragen.
Hoge resolutie als breekpunt
Onlangs is FORTUNA 10 gelanceerd. Met een nieuwe lay-out en een meer standaard beginscherm. Wij stappen nog niet over. Voor F10 is namelijk een hoge-resolutie-scherm nodig omdat het anders niet past. Als je de resolutie lager afstelt, moet je zowel horizontaal als verticaal gaan scrollen. Dan gaan er hier mensen afhaken. En we kunnen ook geen 1200 pixels gaan draaien want dan wordt alles heel klein. Dan zullen sommige mensen een dubbele leesbril op moeten. Ik ken mijn pappenheimers, dat gaat het niet worden. En 50 grote monitoren laten aanrukken omdat het softwarepakket evolueert…
“Software bouwen kunnen ze allemaal. Maar een leverancier met verstand van het juridische werkveld trekt je mee in de ontwikkeling.”
NEXTmatters?
We overwegen nu wel om over te stappen op het geheel nieuwe pakket van NEXTlegal: NEXTmatters. Dat heeft niets te maken met onvrede over Fortuna, maar NEXTmatters heeft veel extra functies en is bovendien gebruiksvriendelijker. Ook kunnen we dan kiezen uit diverse licentiemogelijkheden en databases. Wij hebben al een SQL licentie dus daarop zouden we dan kunnen besparen. Intern willen we het serieus overwegen, maar we kijken nog even de kat uit de boom. Hoe het gaat met de conversie, het overzetten van de database. Dat brengt toch een risico met zich mee.
Positieve houding van de helpdesk
Wij hebben een goede verstandhouding met NEXTlegal. Als er eens wat is word je snel en goed geholpen. De mensen van de helpdesk kunnen bij de server dus die kunnen adequaat bijspringen en meteen iets doen. Niet dat het altijd in één keer lukt, maar de houding is goed. Het belangrijkste is voor mij dat de wil er is en je snel een reactie krijgt.
Een leverancier met kennis van de advocatuur
Dit is meteen ook een reden om met NEXTlegal door te gaan in NEXTmatters. We hadden het daar gisteren nog over. Het maakt eigenlijk niet zo uit welk pakket je draait. Er zijn er tegenwoordig nogal wat, en ze pretenderen allemaal alles te kunnen. Veel worden echter ontwikkeld door bedrijven die vooral verstand hebben van software, maar niet van onze branche. Als je leverancier die kennis niet in huis heeft, dan draai je daarop stuk.
Digitalisering van de rechtspraak
Er spelen veel dingen in de advocatuur. Actueel is de digitalisering van de rechtspraak. NEXTlegal steunt ons daarin door het pakket de mogelijkheden te geven om ermee aan de slag te gaan. Bij een partij die niet echt in onze branche zit, moet je nog maar afwachten of je steeds aan de eisen van de wetgever kunt blijven voldoen. Het is gewoon goed om een partner te hebben met kennis van de branche waar je in opereert.