NEXTinterview – Heleen

NEXTinterview – Heleen

“Ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant.”

Onze klanten stellen het op prijs dat de NEXTlegal consultants zo goed thuis zijn in hun vakgebied. Het is waar dat de meeste van onze adviseurs afkomstig zijn uit de praktijk van de advocatuur of het notariaat. Wat dat betreft is Heleen Bernsen geen uitzondering. Zij was van 1984 tot 1997 notarieel medewerker en applicatiebeheerder bij een notariskantoor, tot de toenmalige softwareleverancier haar vroeg consultant te worden.

Na wat omzwervingen kwam ze uiteindelijk in 2004 bij Devoon terecht, als allereerste consultant naast de twee toenmalige directeuren. Heleen is dus al 17 jaar bij ons. Wij spraken met haar.

“Als je 37 jaar in het notariaat rondloopt zou je denken dat je alles wel gezien hebt, want inhoudelijk is in de notarispraktijk niet bijzonder veel veranderd sinds 1984. Toch krijg ik nog steeds nieuwe, unieke vragen. Het overkwam me toevallig gisteren nog met een klant… een vraag waarvan je denkt: “Ja, ok, en nu?” Dus dan is het toch weer een uitdaging om met een oplossing te komen.

We proberen altijd vanuit de klant advies te geven en problemen op te lossen. Dat persoonlijke contact is heel leuk. En niet alleen als het over software gaat. Ook als het organisatorisch niet lekker loopt kan ik vanuit mijn praktijkervaring adviseren: “Als je het nou eens op deze manier probeert, of op die manier?” Zo komen we tot een oplossing om efficiënt te werken, waarbij het werkplezier voor de medewerkers natuurlijk ook sterk meetelt.

 

  • NEXTtip
    Met de sneltoets F1 kun je vanuit NEXTassyst een browser starten met documentatie.

 

Consultant in Corona-tijd
Het laatste jaar was moeilijk, omdat ik bijna alleen vanuit huis gewerkt heb. Je mist gewoon het persoonlijk contact. Hopelijk kunnen we volgend jaar weer gewoon bij de klanten op bezoek. Kijk, ik werk bij NEXTlegal, maar eigenlijk bén ik van de klant. Wij willen altijd zorgen dat klanten blij zijn dat ze voor ons gekozen hebben. Dat betekent dat je niet van 9 tot 5 werkt maar dat je pas de deur achter je dicht doet als de laatste vraag beantwoord is.

We horen ook regelmatig dat de klant blij is dat we altijd bereikbaar zijn. Dat we er zijn als ze ons nodig hebben. Natuurlijk zullen wij ook wel eens een steekje laten vallen, maar klanten weten dat hun belang voorop staat.

Van training tot helpdesk
Het leuke van automatisering en het notariaat is dat geen enkele dag hetzelfde is. De ene dag ben je aan het programmeren met IT-coderingen voor een efficiënte documentproductie, het volgende moment geef je trainingen. Of je bent druk met het voorbereiden van een project, zoals het opleveren van NEXT voor een nieuwe klant.

Daarnaast vervullen wij als consultants ook de helpdesk-rol. Dat is één à twee keer per week telefonisch advies. Niet het leukste werk, maar wel belangrijk en het hoort erbij. Iedere dag is een uitdaging. Ik heb er lol in. Op zich best bijzonder dat je dat na 17 jaar nog kunt zeggen.

 

  • NEXTtip
    Onder Home | Nieuws | vind je wekelijks een overzicht van alle uitgeleverde hypotheekmodellen.

 

Actief ontspannen in de vrije tijd
Ik heb altijd ontzettend veel energie. Als het heel rustig is ben ik niet op mijn best. Liefst werk ik lekker door, onder druk, met een volle agenda. Op stille momenten ben ik het na een halve dag al zat. Er moet gewoon steeds iets gebeuren. Ook privé, als we ontspannen, zijn we actief. Naast het werk doen mijn man en ik veel aan zeilen, op de Zeeuwse wateren en langs de Belgische kust. En sinds een jaar hebben we twee kleinkinderen, dus als we vrij zijn doen we gym op de vloer.

De toekomst van het notariaat
De automatisering in het notariaat blijft zich ontwikkelen. We werken aan digitaal ondertekenen en straks kun je ook digitaal een BV oprichten. Alles wat nu nog papier is, wordt gedigitaliseerd. Daar zitten nog wel wat haken en ogen aan, maar dat zijn veranderingen die zeker gaan komen. Verder zullen we waarschijnlijk toch steeds meer op afstand werken. Bij de uitbraak van COVID kwamen de eerste meetings met Teams langzaam op gang, maar inmiddels is iedereen gewend en gaat het vergaderen steeds vaker digitaal. Hoe dan ook, voor de nabije toekomst zie ik er vooral naar uit mijn klanten wél weer in het echt te kunnen ontmoeten.

 

  • NEXTtip
    Er zijn handige sneltoetsen voor het zoeken van dossiers (F11), relaties (F12) en repertorium (F9).

 

 

Verslag Legal IT Talks – Het digitaliseren van de financiële administratie

Verslag Legal IT Talks – Het digitaliseren van de financiële administratie

In een bijzonder goed gevulde Legal IT Talk sprak Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) met zijn gasten over wat er allemaal komt kijken bij het digitaliseren van de financiële administratie. Te gast waren Rosemarie Wielinga (ETL BNA Accountants en Adviseurs), Dirk Verheul (Visser & Visser), Eugène Haarmans (Clip Consultants) en JP Rijnsburger (NEXTlegal).

U kunt het webinar nu terugkijken:

 

 

 

Tijdens het webinar is een breed scala aan onderwerpen de revue gepasseerd. Als we de gasten vragen om een kleine vlootschouw van de advocatuur en het notariaat op het gebied van digitalisering van de financiën, zijn de gasten over het algemeen positief gestemd.

Er wordt veel digitaal gewerkt als het gaat om de administratie, maar er blijven nog veel verbeterpunten over als het gaat om het automatiseren of vereenvoudigen van werkzaamheden.

Zo kan er in het notariaat nog een grote slag geslagen worden door bijvoorbeeld scan & herken op inkomende facturen toe te passen, en de advocatuur kan met uitbesteding en digitalisering van het debiteurenbeheer de kasposities aanmerkelijk verbeteren.

Concrete voorbeelden waar digitalisering de bedrijfsvoering optimaliseert en zelfs kan bijdragen aan de financiële bottom-line van het kantoor.

Obstakels
Een obstakel waar de gasten in de diverse trajecten tegen aanlopen als het gaat om het digitaliseren van werkzaamheden, is de gezonde argwaan die sommige boekhouders en administrateurs hebben tegen verandering. Want als het al jaren zo werd gedaan, waarom dan nu opeens anders?

Het is aan de gasten, zowel de accountants als de softwareleveranciers, om dan de handen ineen te slaan en het kantoor op verschillende niveaus te overtuigen dat digitalisering bijdraagt aan de inzichten die het kantoor krijgt in hun financiële status, en dat er niemand weg geautomatiseerd wordt.

Het werk zal inhoudelijk veranderen, maar er zal (zoals gebruikelijk in advocatuur en notariaat) altijd teveel werk zijn om in een normale werkweek op te pakken.

Nieuwe inzichten
De nieuwe inzichten die het kantoor krijgt door het digitaliseren van de administratie, biedt ook de kans om vooruit te denken. De data van activiteiten uit het verleden kan helpen om werkwijzen of keuzes voor de toekomst te verbeteren.

Zo is het in het notariaat bijvoorbeeld niet heel gebruikelijk om gedetailleerd tijd te schrijven, omdat dit voor de facturatie niet perse nodig is. Hierdoor gaat echter veel waardevolle data over hoe er gewerkt wordt, en wat er efficiënter kan, verloren.

Rosemarie, van ETL BNA Accountants en Adviseurs, adviseert dus ook notarissen om tijd te gaan schrijven, niet om de te factureren kosten te berekenen, maar om meer stuurinformatie voor de efficiëntie van het kantoor te genereren.

Meer van dit soort praktische tips op het gebied van het digitaliseren van de financiële administratie kunt u terugzien en horen in de opname van het webinar, wat nu gratis terug te kijken is op ons YouTube kanaal.

Geen Legal IT Talk missen?
Abonneer u nu op onze nieuwsbrief, en ontvang de uitnodigingen voor de volgende Legal IT Talks direct in uw e-mail.

De digitale juridische wereld van vandaag en morgen

De digitale juridische wereld van vandaag en morgen

Het notariaat en de advocatuur zijn van huis uit professies waarbij veel analoog en met papier werd – en wordt – gewerkt. Toch digitaliseren ook deze branches meer en meer. Als gevolg van corona vonden zaken zoals cliëntgesprekken en het tekenen van stukken noodgedwongen digitaal plaats, in plaats van fysiek. Corona zorgt daarmee voor een stroomversnelling richting een digitale werkwijze in het notariaat en de advocatuur.

De hoogste tijd om te kijken wat de nabije toekomst biedt aan ontwikkelingen waar je als notaris of advocaat gebruik van kunt maken.

Technologische ontwikkelingen
We leven in een tijd van grote veranderingen. Sommigen noemen het de vierde industriële revolutie. Anderen noemen het hypes die weer overgaan. Toch krijgen technologieën zoals Artificial Intelligence, robotica, VR of blockchain steeds meer een eigen plek in onze samenleving.

Wat je als juridisch professional ook vindt van deze technologieën, je krijgt er vandaag of morgen mee te maken. Cliënten worden steeds veeleisender als het gaat om (digitaal) gebruiksgemak. Dit betekent dat gewoon goed, niet goed genoeg meer is.

Digitaal eigendom overdragen met NFT’s
Het overdragen van eigendom in de fysieke wereld is relatief eenvoudig. Als je een theepot koopt bij de Blokker dan ben jij na de transactie eigenaar geworden van de theepot. Ditzelfde geldt voor het kopen van een woning. Zodra de transactie bij de notaris is afgerond is de woning van eigenaar gewisseld. Maar hoe werkt dat in de digitale wereld?

In de digitale wereld is dit niet eenvoudig. Als je een afbeelding online koopt dan kun je niet zomaar de eigendom ervan overdragen. De afbeelding kan namelijk meerdere keren bestaan. Ook al geeft de verkoper de afbeelding aan jou als koper. Om dit op te lossen bestaan er tegenwoordig NFT’s.

Non-Fungible Token (NFT)
Een Non-Fungible Token is een niet inwisselbaar, onvervangbaar eigendomscertificaat dat gekoppeld wordt aan een digitaal object, zoals een afbeelding. Dit certificaat staat geregistreerd in een blockchain. Met dit eigendomscertificaat kun je bewijzen dat het digitale object jouw eigendom is.

Inmiddels heeft het gebruik van NFT’s een grote vlucht genomen. De kunstenaar Beeple verkocht bijvoorbeeld als eerste, bij het bekende veilinghuis voor kunst Christie’s, een digitale verzameling plaatjes als NFT voor maar liefst 69 miljoen dollar. De allereerste Tweet van Twitter-oprichter Jack Dorsey werd als NFT verkocht voor ruim 2,9 miljoen dollar.

Met NFT’s is er dus een manier gevonden om digitale objecten te verhandelen en eigendom online over te dragen. Voor de ondernemende jurist een mooie kans om hun expertise te laten zien.

Digitale ondertekening
In de inleiding werd al gerefereerd aan het digitaal ondertekenen van documenten. Corona heeft ook op dit vlak ervoor gezorgd dat digitaal ondertekenen meer en meer gemeengoed is geworden. En volkomen logisch. Met digitaal ondertekenen zoals onze eigen NEXTsign oplossing kun je snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten door cliënten laten ondertekenen. Eén van de technologische ontwikkelingen die direct praktisch toepasbaar zijn.

Digitale notariële akte
Er is al veel over gezegd: de komst van de digitale notariële akte. Te beginnen met de online oprichting van een BV binnenkort. Dat dit slechts de opmaat is naar een volledige online notariële dienstverlening, zal weinig mensen verbazen. Dit zal nog wel een aantal jaren duren, maar binnen nu en vijf jaar zal dit hoogstwaarschijnlijk de realiteit zijn.

Dit heeft verstrekkende gevolgen voor het notariaat. Een cliënt uit Oost-Groningen kan dan namelijk voor een digitale notaris uit Zeeland kiezen. Of een bewoner van Ameland kan dan voor een notaris uit Limburg kiezen. Dat betekent veel meer concurrentie. Of als je het omdenkt, veel meer potentiële cliënten. Voor de ondernemende notaris biedt dit veel kansen.

Niet zoeken maar vinden
Eén van de werkzaamheden van een advocaat is het zoeken naar jurisprudentie. Dit is lang niet altijd een gemakkelijke zoektocht en vergt vaak veel tijd. Dat moet slimmer kunnen. Dat dachten ze bij Bluetick ook.

Daarom bouwden ze bij Bluetick een zoekmachine waarmee advocaten verbanden kunnen leggen tussen rechterlijke uitspraken zonder zelf actief te hoeven zoeken. Hiermee kun je als advocaat of fiscalist sneller en intuïtiever jurisprudentie vinden. Niet zoeken, maar vinden. Een mooi voorbeeld van een nieuwe technologie (AI) die goed en direct praktisch toepasbaar is.

Compos mentis Assyst
Eén van de uitdagingen waar notarissen tegenaan lopen bij digitale notariële dienstverlening, is het beoordelen of de cliënt Compos Mentis is. Oftewel, of de cliënt die de notariële akte gaat ondertekenen, kan overzien wat er staat. Eén van de belangrijke taken van de notaris.

Als een cliënt fysiek aan tafel zit, is het voor de notaris gemakkelijker te bepalen of de cliënt zich bewust is van wat hij/zij gaat tekenen en of hij/zij dat uit vrije wil doet. Digitaal is die beoordeling veel lastiger.

Hoe fijn zou het zijn als je als notaris een digitale assistent hebt die gespecialiseerd is in het herkennen en analyseren van zowel de verbale als non-verbale communicatie van een cliënt? Een systeem dat je waarschuwt als deze het niet vertrouwt? Zodat je als notaris weet dat je extra alert moet zijn bij deze cliënt en extra onderzoek kunt doen om dit te beoordelen? Een Compos Mentis assistent.

Ik ben hem nog niet tegengekomen maar het zou veel notarissen helpen om digitale notariële dienstverlening te omarmen en om misbruik tegen te gaan. Wie pakt de handschoen op?

Andere technologische ontwikkelingen?
Heb je andere technologische ontwikkelingen gezien die interessant zijn om te delen? Laat het mij weten, dan neem ik hem mee in de volgende blog.

Gertjan de Gans

NEXTmatters NG – Explore the future!

NEXTmatters NG – Explore the future!

Met NEXTmatters NG leggen we bij NEXTlegal hét fundament voor de verdere ontwikkeling van NEXXIE: de digitale butler van de advocaat.

Toekomst
Web- en Cloud-gebaseerde applicaties hebben de toekomst. De huidige applicaties van NEXTlegal (NEXTmatters en NEXTassyst) zijn state-of-the-art en voldoen aan alle technische eisen. Het hard- en softwarelandschap verandert echter in een rap tempo. De huidige softwareoplossingen zullen dan ook in de toekomst niet meer breed ondersteund worden.

NEXTmatters NG
Dit realiseren we ons bij NEXTlegal maar al te goed en daarom hebben wij met NEXTmatters NG de eerste stap gezet richting de ontwikkeling van NEXXIE: de zelfdenkende digitale butler van de advocaat.

NEXTmatters NG bevat onder andere substantiële verbeteringen op het vlak van digitaal samenwerken, Microsoft Office integraties en het digitaal ondertekenen van documenten. Wij lichten graag een tipje van de sluier op:

Samenwerking NEXTmatters en Outlook
Al jaren is er de mogelijkheid om de gegevens tussen Outlook en NEXTmatters uit te wisselen. NEXTlegal zet nu de volgende grote stap. Hoe fijn zou het zijn als Outlook “weet” wat u in NEXTmatters aan het doen bent en daarop anticipeert?

Denk bijvoorbeeld aan het direct vanuit Outlook uren schrijven, geautomatiseerd opstellen van berichten, automatische en correcte archivering of het vanuit Outlook direct toevoegen van bijlagen uit een dossier? Met NEXTmatters NG wordt dit realiteit.

Zelf aanpassen
In NEXTmatters NG zijn de vele overzichten zelf aanpasbaar. Zo kunt u als gebruiker zelf bepalen welke kolommen u wél en niet wilt zien en in welke volgorde. Daarnaast kunt u op veel meer plaatsen eenvoudig zoeken zodat u gemakkelijk dat ene bericht, dat ene document of die ene persoon kunt terugvinden.

Look and feel
Naast nieuwe en verbeterde functionaliteiten heeft NEXTmatters NG ook qua look and feel een update gekregen. NEXTmatters NG oogt modern en sluit goed aan op hetgeen u ziet in MS Office. Dat geeft rust en overzichtelijkheid.

Bovenstaande zijn slechts een paar vernieuwingen waar u in NEXTmatters NG gebruik van kunt maken. Wij kunnen niet wachten om u kennis te laten maken met deze krachtige opvolger van NEXTmatters.

Kennismaken?
Wilt u ervaren hoe u zelf met NEXTmatters NG de volgende stap kunt maken? Of wilt u verder kennismaken? Bel (088 20 34 310) of mail dan mijn collega Wilma. De koffie staat klaar!

Martin Duijs

 

NEXTinterview – Mike

NEXTinterview – Mike

“Programmeren is heel uitdagend werk. Net of je de hele dag een gigantische puzzel aan het oplossen bent.”

NEXTlegal maakt software om taken in de juridische praktijk uit te voeren. Daarbij ontwikkelen we niet per se zelf nieuwe functies. Het zou een beetje onzin zijn een eigen systeem te bouwen voor bijvoorbeeld e-mailen of de financiële administratie voeren. Wat we wél doen, is onze software koppelen aan externe systemen die dat prima kunnen. Denk aan Outlook en AFAS. Dat inbouwen gebeurt door onze eigen ontwikkelaars. Zoals het jonge talent Mike De Bolster (23):

“Samen met mijn collega’s werk ik nu sinds twee jaar vooral aan ‘back end programmeren’. Tot nu toe heb ik vooral externe programma’s verwerkt binnen assyst. Zoals de integratie met online bank Mollie, en Zynyo voor de aktenondertekening. Wij werken aan de communicatie tussen die programma’s en assyst, zodat de notaris bijvoorbeeld overzichten krijgt van wat er nog betaald of ondertekend moet worden.”

Hoe kwam je bij NEXTlegal terecht?
“Na mijn MBO 4 applicatieontwikkeling wilde ik zo snel mogelijk een baan, niet thuis blijven zitten sudderen, maar meteen ervaring op doen. Ik had al een aantal sollicitaties lopen toen een vriend met de vacature Servicemedewerker bij NEXTlegal kwam aanzetten.

Het sollicitatiegesprek was heel ontspannen en open. Op een gegeven moment vroegen ze: “We zien aan je achtergrond dat je eigenlijk programmeerkennis hebt. Waar gaat je voorkeur naar uit?” Aan de ene kant leek klantenservice me aardig omdat ik tijdens mijn studie steeds een bijbaantje heb gehad bij de slager in de Jumbo, dus ik was gewend met klanten om te gaan. Maar programmeren vond ik eigenlijk veel leuker. En daar had ik voor gestudeerd. Het zou zonde zijn daar niks mee te doen. Zo werd ik dus programmeur.”

En? Valt het mee of tegen?
“Eerlijk gezegd heb ik in de praktijk niet zo heel veel aan mijn studie. Behalve dan het logisch denken, in stappen. Wij werken nu met Servoy. De plug-in doet het werk voor je, maar daar moet je wel eerst je weg in vinden. In plaats van een heel script schrijven kun je er met Servoy een paar regels code van maken. Programmeren is heel uitdagend werk. Net of je de hele dag een gigantische puzzel aan het oplossen bent. Als het niet werkt, moet je een stap verplaatsen, stukje doorschuiven, opnieuw proberen.”

Boeiend?
“Nogal ja. ‘s Avonds moet ik echt iets anders gaan doen, anders blijven de puzzels door je hoofd malen. Zo van: “Wat nou als ik dit zus of zo doe?” Met die ideeën kun je dan de volgende dag meteen weer verder. Mijn ontspanning? Vroeger ging ik stappen met vrienden, maar nu met Corona is het vooral thuis blijven en gamen. Counterstrike, een oud spel maar dat blijven we toch iedere keer spelen. En Call of Duty. Dat is best sociaal, want we spelen samen online. Je praat continu met elkaar, en niet alleen over wat er op het scherm gebeurt. Je zit dan wel thuis, maar hebt toch het gevoel dat je mensen tegen komt.

Daarnaast ben ik blijven plakken bij de Jumbo. Daar werk ik nog steeds op zaterdag. Gewoon voor de afwisseling. Vakken vullen, mensen helpen, beetje op de automatische piloot werken is op zijn tijd best lekker.”

Hoe ziet je toekomst er uit?
“Ik weet het niet precies. Ik zou heel graag een eigen bedrijf starten dat iets maakt, maar ik ben niet echt een ondernemend persoon. Ik zie mezelf over een jaar of twintig wel nog steeds werken in de IT. Wat ik nu aan het doen ben, vind ik in ieder geval heel erg leuk. Dat komt ook doordat het NEXTlegal is, want het bedrijf is net een soort huiskamer. Het is hier één grote familie en het is makkelijk om met iedereen een praatje te maken. Zelfs als het heel druk is, is het nóg gezellig.”

Advocaten hebben teveel werk en te weinig tijd. Herkenbaar?

Advocaten hebben teveel werk en te weinig tijd. Herkenbaar?

Onze adviseurs spreken veel notarissen en advocaten. En steeds vaker krijgen wij terug dat het goed gaat en er heel veel werk is. Super fijn maar daardoor ook steeds uitdagender. Herkenbaar? Onze collega Boi neemt je mee in deze video.

NEXTlegal nieuws juli 2021

NEXTlegal nieuws juli 2021

De vakantieperiode is aangebroken. Voor veel mensen tijd om de batterij op te laden voor de tweede helft van het jaar. De hoogste tijd dus om u bij te praten over alle NEXTlegal ontwikkelingen.

Ditmaal gaat het over NEXTsign en NEXTid. Een diepte-interview met Wilma en het belang van digitale fitheid. Veel leesplezier gewenst!

Het nieuws voor de advocatuur leest u hier.
Het nieuws voor het notariaat leest u hier.

Digitaal paraferen? Ook dat kan met NEXTsign!

Digitaal paraferen? Ook dat kan met NEXTsign!

Met NEXTsign – een samenwerking tussen Zynyo en NEXTlegal – kunt u rechtstreeks vanuit NEXTmatters en NEXTassyst snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten digitaal door cliënten laten ondertekenen.

Bij digitaal ondertekenen ziet u de cliënt niet fysiek. Wilt u er zeker van zijn dat alleen de juiste persoon het (vertrouwelijke) document leest voorafgaand aan ondertekening? Ook dat kan met NEXTsign met behulp van de previewfunctie! 

Paraferen
Soms is het prettig als een ondertekenaar voorafgaand aan daadwerkelijke ondertekening een document bekijkt. En dat ook de wederpartij daarvan op de hoogte is. Waarom? Door de inzage vooraf vast te leggen, weet je zeker dat het document is geopend en daadwerkelijk gelezen is door de ondertekenaar. Dit neemt in die zin de functie van het paraferen over.

Wettelijke vereiste
In andere gevallen kan het ook een wettelijk vereiste dienen, bijvoorbeeld in geval van de terhandstelling van de koopovereenkomst zodat de bedenktermijn aanvangt (artikel 7:3 lid 2 BW). Het is goed dat deze functionaliteit standaard in NEXTsign zit.

Hoe werkt het?
Voor verzending van een ondertekenverzoek stelt de verzender de ‘preview’-functie in. Daardoor zal een ondertekenaar om het document te kunnen bekijken zich eerst dienen te identificeren. Dat kan via SMS-TAN, iDIN of IRMA.

Nadat de ondertekenaar het document heeft doorlopen en akkoord is met de inhoud, kan de daadwerkelijke ondertekening plaatsvinden. Ook dit gebeurt weer door middel van  een(zelfde) identificatie. Belangrijk is dat deze extra identificatie met preview ook wordt weergegeven in de Akte van Ondertekening:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mocht u vragen of verdere toelichting wensen over de ondertekenservice van Zynyo of over NEXTsign? Dit kan via het Hulpcentrum van Zynyo.

Legal&Tech – Editie 2 is uit!

Legal&Tech – Editie 2 is uit!

In het magazine Legal&Tech staan we, samen met de Lexxyn Groep Partners en interessante gasten uit de juridische wereld, stil bij de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering voor de juridische praktijk. Een niet te missen blad dus voor de jurist met een zwak voor technologie.

Editie 2 van Legal&Tech is nu uit, en is als gratis e-zine (geen registratie noodzakelijk) en fysiek magazine voor u beschikbaar. Ontvangt u Mr. Magazine? Dan treft u bij de uitgave van juni een exemplaar aan. Geen ontvanger van Mr. Magazine of zat er geen Legal&Tech bij? Ga dan naar onze website en vraag uw gratis exemplaar aan.

Legal&Tech – Editie 2
In editie 2 van Legal & Tech vindt u onder andere:

 

  • Koffie met: Jeroen Zweers – Waarom Legal Counsels sneller innoveren dan advocaten
  • Teams is het nieuwe Windows
  • NEXTid – Sneller, veiliger en efficiënter werken
  • De geboorte van de digitale notaris
  • 3 jaar vooruitkijken: van servers naar services

 

Via deze link kunt u het Legal&Tech magazine gratis en zonder registratie online te lezen, of u kunt gratis een fysiek exemplaar aanvragen.

De kracht van NEXTsign een drieluik – deel 1: Verhees Notarissen

De kracht van NEXTsign een drieluik – deel 1: Verhees Notarissen

Het zal u niet ontgaan zijn. Binnenkort is het mogelijk om volledig online een notariële akte te tekenen, te beginnen met het volledig online oprichten van een BV. Daarnaast heeft de Coronapandemie gezorgd voor een grotere behoefte aan volledig digitale diensten.

NEXTsign – rechtsgeldig digitaal ondertekenen
Om onze kantoren hierbij te helpen bieden wij in samenwerking met onze partner ZYNYO: NEXTsign aan. Afhankelijk van het doel van het document kan een elektronische handtekening toegepast worden van het gewenste niveau. Een “gewone”, een geavanceerde of een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Ervaringen
NEXTsign wordt inmiddels een aantal maanden gebruikt door kantoren. Hoogste tijd om drie van hen te vragen hoe dit tot nu toe bevalt. In deel één van dit drieluik gaan we in gesprek met Anne Heijnen, notaris bij Verhees Notarissen in Katwijk/Rijnsburg.

Wat was voor jullie de reden om met NEXTsign te gaan werken?
“We zijn altijd bezig met verbeteringen. NEXTsign was een logische aanvulling op wat we inmiddels gebruiken. Met de komst van de digitale akte vonden we het belangrijk dat we op tijd konden wennen aan deze functionaliteit. Ook om, wanneer de digitale akte mogelijk is, naar onze cliënten een helder verhaal te kunnen communiceren wat onze werkwijze hierin is.”

Hoe is jullie ervaring inmiddels?
“De ervaring is goed, onze vaste cliënten ervaren het als een service. Ze hoeven niet meer naar kantoor voor het tekenen van de nodige stukken. Met name onze ondernemingsrecht praktijk gebruikt het veelvuldig. Ik begreep van één van onze cliënten dat het aanvragen van een PKI certificaat via Cleverbase ook soepel verloopt.

Cleverbase
Cleverbase geeft gekwalificeerde elektronische handtekeningen uit. Deze kunnen door cliënten worden gebruikt bij het digitaal ondertekenen van documenten op het hoogste beveiligingsniveau (eIDAS hoog).

Voor welke documenten gebruiken jullie NEXTsign?
“We gebruiken het voor verschillende documenten. Denk aan offertes, notulen van Aandeelhoudersvergaderingen, Aandeelhoudersbesluiten en legalisaties.”

Welk authenticatiemiddel gebruiken jullie het meest?
“Wat we het meest gebruiken is ondertekening middels een PKI certificaat van Cleverbase. We stellen overigens de gelegaliseerde handtekening gelijk aan ondertekening met een PKI certificaat en een niet gelegaliseerde handtekening aan ondertekening met twee factor identificatie.”

Zou je het andere kantoren ook aanraden om NEXTsign te gebruiken?
“Onze cliënten ervaren NEXTsign als een welkome aanvulling op onze service. Ik zou andere kantoren zeker aanraden om dit ook aan te bieden.”

Bedankt voor dit interview Anne. Heeft u zelf een vraag over NEXTsign of wilt u meer informatie? Kijk op NEXTlegal.nl/NEXTsign of mail naar boithomasse@nextlegal.nl.