Klantverhalen Category: Notariaat

“Met NEXTid en ID | Analyze kunnen onze klanten de identiteitscontrole stap voor stap volgen.”

Als leveranciers van software voor het notariaat zien wij dat de beroepsgroep evolueert. De notaris is minder plechtig en gewichtig dan het typische beeld dat veel mensen van hem of haar hebben. Een schoolvoorbeeld van een modern notariskantoor is Novitas Notariaat te Horst (L). Bij dit kantoor werkt notaris Martijn Tolsma aan de innovatie van de notarispraktijk. Hij is altijd op zoek naar wegen om dingen makkelijker, sneller, beter en klantvriendelijker te doen. Een notaris waar wij als innovator van notariële processen dus zeker mee door één deur kunnen. We spraken met hem over zijn ideeën.

“Mijn collega had hier al zes jaar een kantoor. Zij zocht bewust een vernieuwer. Wij hebben een algemene praktijk met veel agrarische klanten. Daarnaast hebben we een bovenregionale functie voor meer complexe zaken, als er aktes op maat gemaakt moeten worden. Bovendien zijn we landelijk actief op het gebied van scholen en natuurbegraafplaatsen.”

Waarom scholen en natuurbegraafplaatsen?
“Tijdens de studie Notarieel Recht leer je: “De overdracht van een school van de gemeente naar een stichting moet via de notaris”. Maar hoe, dat staat nergens. Als je dat bij de gewone notaris neerlegt, blijft het liggen, want die vindt dat ingewikkeld.

Je moet bedenken… er zijn heel veel partijen betrokken. Katholieke en Protestantse scholen die samengaan, dan speelt ook het geloofsstuk mee, je hebt te maken met besturen, politiek, aangrenzende gebouwen, een gymzaal, eigen pleintjes, sportvelden en dergelijke. Een heel gepuzzel. Wij pakken dat soort transacties graag op.

Voor natuurbegraafplaatsen geldt eigenlijk hetzelfde. Steeds meer mensen willen ergens in de natuur begraven worden in plaats van op een kerkhof. Een natuurbegraafplaats kan voor de eigenaar van een stuk natuur een extra bron van inkomsten zijn. Maar dat moet je dan wel serieus regelen. De natuur beschermen, maar ook de grafrechten goed vastleggen. En daarbij rekening houden met alle belangen die er spelen, ook politiek. Wij zijn daar inmiddels vrij goed in geworden.”

 

“Begrijpelijke taal in notariële akten, dat is voor sommige mensen wel even wennen.”

Hoe werd Novitas zo’n specialist?
“Het is een kwestie van mentaliteit. Oppakken, doen. Niet bang zijn om iets voor het eerst te doen. Om te veranderen. Een mooi voorbeeld is ook het begrijpelijk maken van notariële teksten. Daar zijn wij sinds twee jaar heel actief mee bezig, in het begin met hulp van een communicatiecoach. Nu schrijven we aktes die iedereen snapt. Zonder ingewikkelde formuleringen en jargon, zoals ‘in dier voege’ en ‘comparanten’.

Begrijpelijke taal in notariële akten, dat is voor sommige mensen wel even wennen. We hadden laatst een makelaar, die las de akte en keek een beetje dubieus. Hij zei: “Het is net of ik het Jeugdjournaal lees.” Maar het wordt er juridisch niet slechter van. In tegendeel. In de oude situatie kwam het wel voor dat mensen bij de rechter beweerden dat ze het contract nooit goed begrepen hebben. Nu kan de rechter zeggen: “Het staat er gewoon, dus onbegrip is geen argument.”

Waarom schrijven niet alle notarissen zo makkelijk?
“Ik denk dat sommige notarissen bang zijn om fouten te maken of gewoon huiverig om het anders te doen dan ze gewend zijn. Wij hebben inmiddels alle veelvoorkomende contracten herschreven. Alleen de hypotheken nog niet, omdat je daar te maken hebt met banken, die niet van hun teksten willen afwijken. Jammer, want de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, de KNB, heeft onlangs onderzoek gedaan waaruit blijkt dat de klanten sterk de behoefte hebben aan levende teksten. Het komt alleen nog niet echt van de grond.”

“Als pilot-kantoor helpen wij nieuwe functies verfijnen voordat iedereen ermee gaat werken.”

Bij het kantoor deNotarissen Beenen Dantuma Verschuren werkt Monique van Hoven. Zij is secretaresse van kandidaat-notaris Lisette Oostveen en daarnaast verantwoordelijk voor de automatisering, waaronder ook het gebruik van NEXTassyst. Monique was nauw betrokken bij de conversie naar NEXTassyst eind 2013. Sindsdien fungeert zij als eerstelijns helpdesk voor de gebruikers bij deNotarissen en als vast contactpersoon voor NEXTlegal. We vragen Monique ons iets meer te vertellen over de overstap naar NEXTassyst en de huidige ervaringen.

“Ik heb het even opgezocht in mijn oude mailtjes. We werkten met de software van Klaas van Brug en zijn op donderdagavond 14 november 2013 overgestapt op assyst. Vrijdag konden we niet werken en de maandag daarop gingen we online. Ik werkte tot april 2012 op kantoor Gorinchem, waar ik ook al modellen intelligent maakte en wijzigde. Met de conversie moest dat ook gebeuren, met name voor het familierecht en het ondernemingsrecht. Zo ben ik daar eigenlijk ingerold. Tegenwoordig ben ik officieel de interne helpdesk. Als er problemen zijn met de software of een computer dan word ik ingevlogen.”

Wat betekent die rol precies?
“Zelf zit ik vooral op ondernemingsrecht, maar ik assisteer ook collega’s voor bijvoorbeeld onroerend goed recht. Als er een probleem is, probeer ik eerst mezelf erin te verdiepen en een oplossing te zoeken voordat ik contact leg met NEXTlegal . Als iets fout gaat, waarom gaat het dan fout? Is het de software of heeft de behandelaar iets verkeerd gedaan? Dat wil ik eerst getackeld hebben. Dus dan vraag je door. Wat heb je gedaan? Wat ging er precies mis? Een beetje puzzelen, vind ik leuk. Plus, door me er eerst goed in te verdiepen kan ik later ook de helpdesk van NEXTlegal beter uitleggen wat het probleem is en wanneer het zich voordoet.”

Hoeveel mensen moet je bedienen?
“We hebben in totaal net onder de 20 gebruikers, verdeeld over twee vestigingen, in Vianen en Meerkerk. Het is niet de bedoeling dat iedereen zomaar NEXTlegal gaat bellen. We proberen het eerst intern op te lossen. Dat doen we overigens met zijn tweeën, want mijn collega Vera Verwer is ook contactpersoon voor NEXTlegal. Pas als Vera en ik er samen niet uitkomen, bellen we de helpdesk of maken we een melding in Mantis; een speciaal programma binnen NEXTlegal waarin we foutmeldingen en wensen kunnen doorgeven.”

Werken jullie met twee vestigingen op één systeem in de cloud?
“Nee, we hebben een eigen server voor beide vestigingen op het kantoor in Vianen. Ik weet eigenlijk niet precies waarom, maar misschien omdat het gewoon al goed geregeld was. We werken samen met Tredion Automatisering en omdat we al een goede relatie hadden, hebben we aan NEXTlegal als voorwaarde gesteld dat Tredion moest blijven. NEXTlegal werkt standaard met ICT Concept voor de hardware, maar dat was geen enkel probleem. We hebben gewoon duidelijke afspraken gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is en dat werkt hartstikke goed. Dat maakt het ook weer extra belangrijk dat Vera en ik vaste contactpersonen zijn, want wij weten wie je moet bellen: Tredion of NEXTlegal. Als bijvoorbeeld de printer het niet doet, kan het aan de printer liggen of aan de software die de printer aanstuurt, dus NEXTassyst.”

Jullie zijn begonnen met assyst. Hoe ging de overgang naar NEXTassyst?
“Eigenlijk nog vloeiender dan de overstap in 2013. Sterker, ik kan me er niks meer van herinneren. Het is net als met namen van cliënten, je herinnert je vooral de moeilijke of vervelende dossiers. Ik weet er niets meer van, dus kennelijk ging het vlekkeloos. En NEXTassyst is een heel prettig programma om mee te werken. Je moet er wel wat energie in steken om dingen de eerste keer op de juiste manier in te voeren, maar daarna heb je er veel plezier van.”

Noem eens een voorbeeld?
“Een van mijn collega’s op de afdeling Onroerend Goed is de laatste tijd in de royements KIK-akte gedoken. De KIK-akte is een geautomatiseerde akte die digitaal aangeboden wordt bij het kadaster, zodat die minder werk hebben om de aktes in te schrijven. Daar staat dan een gereduceerd tarief voor de klant tegenover. Als leverancier moeten wij een xml-bestand en een pdf-bestand aanleveren, en die moeten aan allerlei regels voldoen, anders wordt het afgewezen. Mijn collega heeft de afgelopen tijd veel getest. Ze was bijna zover dat het er goed in stond, maar het ging nog niet helemaal 100% goed. Vanochtend teruggekoppeld met NEXTlegal, die hebben het nog een klein beetje aangepast en nu werkt het! Mijn collega helemaal blij. En de notarissen ook, want dit gaat ons veel tijd en geld besparen.”

Dus het gaat lekker met NEXTassyst?
“Ja, al ben ik me wel bewust dat er veel mogelijkheden in zitten die niet iedereen weet of gebruikt. Ik heb bijvoorbeeld een cursus gedaan voor het maken van akten met behulp van een intelligent model: een vraag-en-antwoord-spel. Het systeem stelt een vraag, je geeft het antwoord en de computer genereert een stuk tekst. Je kunt het zo maken dat het antwoord (bijvoorbeeld een naam en adres, of een bepaald bedrag) in meerdere documenten terugkomt. Zodat je niet – als je later voor hetzelfde dossier een volmacht gaat opstellen – weer diezelfde vraag krijgt. Met de functie ‘hergebruik’ beantwoord je één keer een bepaalde vraag en vervolgens wordt het antwoord toegepast in alle documenten binnen ditzelfde dossier.”

Handig. Wie heeft dit bedacht?
“Dit idee kwam naar voren tijdens een gebruikersbijeenkomst waar ik altijd naartoe ga met Lisette, de kandidaat-notaris. Daar spreken we onze wensen uit over wat we fijn zouden vinden als het in NEXTassyst verwerkt kon worden. Dan kijken ze bij NEXTlegal of er meerdere kantoren diezelfde functie willen en of het haalbaar is. In dit geval bleek dat dus inderdaad te kunnen. Die bijeenkomsten zijn superleuk. Wij zijn ook pilot-kantoor, wat betekent dat als er iets nieuws uitkomt, wij een van de eerste kantoren zijn die het gaan testen. Zo kunnen ze het verfijnen voordat ze het bij iedereen uitrollen.”

Jullie zijn belangrijk voor NEXTlegal
“Nou, dat weet ik niet maar we hebben zeker een goede band, zeker met onze contactpersoon Heleen Bernsen. Als er wat is, dan staan we voor elkaar klaar. Er is een goede wisselwerking en we durven eerlijk tegen elkaar te zijn. Dat kan ook best eens knetteren, maar dat mag. Je bent als gebruiker en ontwikkelaar een verlengde van elkaar. Zij maken het, wij werken ermee. Door te luisteren naar wat wij ervan vinden, kunnen zij het weer beter maken. Winst voor iedereen.”

Modern ondernemerschap typeert Notariskantoor Oudewater

Arjan Kuiper, sinds 2010 notaris, praat met ons over de durf om binnen het notariaat te automatiseren. ‘Toen ik in 2010 begon, gebruikten we verouderde software in combinatie met een rammelende server.’ Hét moment voor dit notariskantoor uit Oudewater om uit te kijken naar nieuwe hard- en software om toekomstbestendig te ondernemen.

In die tijd hoorde Arjan positieve geluiden over NEXTassyst van Lexxyn Groep Partner NEXTlegal. Hij nodigde het bedrijf uit voor een presentatie van deze speciaal voor het notariaat ontwikkelde software. ‘We waren direct fan. De software was compleet en het commerciële en technische team erg kundig. Ook had NEXTlegal een antwoord op onze server – die inmiddels echt op omvallen stond, namelijk: ICT Concept.’

Meegroeiende ICT
Arjan: ‘Destijds adviseerde ICT Concept ons al om over te stappen op de cloud, maar zo eigenwijs, of misschien eerder onzeker als we waren, kozen we toch nogmaals voor een fysieke server op kantoor. Cloud was destijds gewoon iets duurder en nog niet zo breed geaccepteerd als nu. Dat was de reden om in 2011 toch nog een keer te gaan voor die tastbare server. ‘

Jarenlang draaide NEXTassyst, onder toeziend oog van ICT Concept, uitstekend op deze server. De keren dat er eens iets was, zoals een storing, schakelde ICT Concept met NEXTlegal en visa versa. Arjan: ‘En dat alles zonder ons ‘lastig te vallen’. Hierdoor waren wij in staat onze volle aandacht bij het werk te houden.’

Verder innoveren
In 2013 ontstond door een fusie, waarbij van twee kantoren één werd gemaakt, weer de behoefte om verder te innoveren. Hiervoor diende de data van het ene kantoor gemigreerd te worden naar NEXTassyst. Arjan: ‘We waren het er unaniem over eens dat NEXTassyst het basissysteem van deze nieuwe samenstelling moest worden.’ ICT Concept zorgde samen met NEXTlegal voor een protocol waardoor de data probleemloos, zonder overlap, samengevoegd werd.

De NEXT step
In 2017 was de tijd dan toch rijp: de stap naar de cloud werd genomen. ‘De in 2011 geplaatste server was na jaren intensief gebruik echt op. Als er iets stuk ging dan waren er geen onderdelen meer voor te krijgen. We waren nu wel klaar om vol vertrouwen de overstap naar de cloud te maken. We zagen het om ons heen steeds meer gebeuren en zelfs de KNB riep werken in de cloud uit tot veiligste manier van werken. Het was duidelijk dat we deze stap ook weer samen met NEXTlegal en ICT Concept wilden maken.’

Maar er werd nog een Lexxyn Groep Partner betrokken: Helder Telecom & ICT. Gelijktijdig met de migratie naar de cloud werd de oude ISDN-verbinding omgezet naar VoIP. Deze drie Lexxyn Groep Partners voerden samen intensief overleg en kwamen met een gezamenlijk plan van aanpak, waardoor ook deze stap zonder problemen verliep. Arjan: ‘Ze dachten alle drie mee. Niet alleen met ons maar ook met elkaar. Inmiddels werken en bellen we nu compleet in de cloud. En het mooie van alles? Ik kreeg onlangs een bericht van de accountant dat de belkosten drastisch verminderd zijn.’

“We kregen meer voor minder geld. Dan is de keuze snel gemaakt.”

“Wij zijn overgestapt omdat ons oude pakket niet meeging met de nieuwe mogelijkheden, bijvoorbeeld rond de communicatie met de buitenwereld. Ik wilde ook kunnen mailen en het internet op via het pakket. NEXTlegal was daar echt een heel stuk verder mee. Een ander argument was dat de licentiekosten voor NEXTassyst aanzienlijk lager waren. We kregen meer voor minder geld. Dan is de keuze snel gemaakt.

De conversie van de oude gegevens naar het nieuwe systeem is niet vanzelf gegaan. Ook al omdat onze oude leverancier niet erg behulpzaam was. Maar ze hebben het opgelost bij NEXTlegal en de hele database geconverteerd naar NEXTassyst. Toch komen we soms nog wel kleine dingen tegen, dat bijvoorbeeld een ‘e’ met een trema in een naam niet goed in de kaartenbak komt. Maar naarmate de tijd vordert zie je dat de conversieproblematiek afneemt. Al met al is het prima gelopen.

Gebruiksvriendelijkheid en innovatie zijn de belangrijkste voordelen. Je hebt snelle toegang tot alle informatie en je ziet in één oogopslag waar je moet klikken om naar de juiste plek in het systeem te gaan. Dat merk je ook bij mensen die vanuit een ander kantoor hier komen werken. Die maken zich het nieuwe systeem snel eigen. Verder blijft NEXTassyst zich voortdurend vernieuwen aan de hand van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering van informatie. Dat is ook precies waar ik het voor wilde hebben.

Natuurlijk hebben we nog wel wensen. Zo zijn wij aangesloten bij de Netwerk Notarissen, een club van ruim 150 wat grotere kantoren. Die hebben hun krachten gebundeld in een kenniscentrum waar ook intelligente modellen worden ontwikkeld. Helaas werken die niet met NEXTassyst maar met Klaas van Brug en Netwyse. Ik kan dus die modellen wel downloaden, maar ze vervolgens niet implementeren in NEXTassyst. Eigenlijk zouden we als NEXTassyst-gebruikers de handen ineen moeten slaan en iets vergelijkbaars opzetten, maar dat is niet zomaar te realiseren.

Als ik denk dat iets beter kan, trek ik vrij snel aan de bel. Ik gebruik meestal de telefoon, maar je kunt je opmerkingen of wensen ook kwijt via het aan NEXTassyst gekoppelde systeem Mantis. Of ze kunnen de aanpassingen die wij wensen ook echt uitvoeren hangt een beetje van de werkdruk af. Werken aan innovatie doen ze toch vooral als het minder druk is met de lopende zaken. Overigens, als je echt een probleem hebt, reageren ze wél altijd direct. De bereikbaarheid van de beslissers is goed bij NEXTlegal. Er is niet echt een helpdesk waar je een nummertje moet trekken.

In de digitale omgeving moet je innoveren. Dat doen ze goed, snel en intelligent. De GBA-gegevens bijvoorbeeld, worden aangeleverd als een soort pdf. Zij zijn in staat die gegevens daar uit te lichten en in de kaartenbak van NEXTassyst in te lezen. Andere leveranciers zeggen steeds dat dit nog niet betrouwbaar genoeg is en dat ze willen wachten tot de gegevens echt digitaal worden aangeleverd. In NEXTassyst werkt het wél al perfect, zodat je de persoonsgegevens met één druk op de knop foutloos over kunt nemen. Dat is echt een USP. Tja, ik weet niet wat ik er verder nog van moet zeggen. Ik ben gewoon erg tevreden over NEXTassyst.”

 

“NEXTassyst is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.”

Op 1 oktober 2017 hebben Bernard Kapma en Jan Hein Siemerink twee notarissen opgevolgd bij het kantoor Klein Binnenkade. Samen met Lieke Prinsze hebben zij het kantoor voortgezet onder de naam KB Notarissen. Kort na de opvolging besloten zij de automatisering van het kantoor geheel te converteren naar NEXTassyst van NEXTlegal. We spreken hierover met partner en notaris Jan Hein Siemerink.

“Ons kantoor heeft een brede praktijk met nadruk op een aantal specialiteiten. De praktijk van Bernard richt zich uitsluitend op het familierecht. Zijn praktijk bestaat voornamelijk uit estate planning en het afwikkeling van nalatenschappen. Dat is dus werk voor met name vermogende particulieren en DGA’s. Dit sluit goed aan bij mijn eigen specialiteit, het ondernemingsrecht, want veel van die particulieren en DGA’s hebben ook een BV of een andere juridische structuur. Lieke Prinsen weet alles van het vastgoedrecht. Denk aan splitsingen, erfpachtvraagstukken en ingewikkelde transacties waarbij meerdere partijen betrokken zijn.

Opvallend werkgebied van ons kantoor is de zeescheepspraktijk: de overdracht van nieuwe zeeschepen, het vervlaggen van zeeschepen en het opzetten van juridisch structuren voor deze zeeschepen. Dit alles behoort tot de kunde en kennis van
KB notarissen.

Ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg
Bij ons aantreden als partners werkte het kantoor nog met een verouderd systeem, waarbij het complete ICT-gebeuren hier in huis plaats vond. Met een eigen server en een trage internetverbinding. Bernard en ik kenden NEXTassyst al van onze vorige werkgevers. Sterker, ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg.

We hebben bij de selectie van de nieuwe software overigens wel gewoon opnieuw de afweging gemaakt. Het is immers nogal een beslissing. Onze oude leverancier was bezig met de ontwikkeling van een innovatief nieuw pakket, dus dat was eveneens een optie. We hebben daarom ook van dit nieuwe pakket een demonstratie aangevraagd, maar het leek nog niet helemaal af. Van NEXTassyst wisten we in ieder geval: het is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.

In één weekend naar een nieuw systeem
Eerlijk gezegd hadden we ons mentaal voorbereid op een zware conversie. Maar in de praktijk bleek dat extreem soepel te gaan. Het is in één weekend overgezet. Maandag deden we de computer aan en het werkte gewoon meteen. Eigenlijk ging er maar één dingetje mis, dat was met het overzetten van de KIK-akten. Als gevolg van een miscommunicatie hadden we die al voorbereid in het oude systeem, maar die konden niet geconverteerd worden. Dat moest opnieuw. Maar goed, NEXTlegal heeft hard meegeholpen om het snel rond te krijgen. En voor de rest ging alles dus verrassend vlot.

Nu is het wel zo dat we ons huiswerk goed hadden gedaan. Een student-stagiair heeft overal in het bedrijf de gevraagde informatie nauwkeurig verzameld en bij NEXTlegal aangeleverd. In de dagen voor de conversie hebben alle gebruikers een cursus gevolgd bij NEXTlegal in Reeuwijk, zodat iedereen ook echt meteen weer aan het werk kon. Bovendien hebben tijdens de eerste week enkele adviseurs van NEXTlegal bij ons rond gelopen om bij te springen waar dat nodig was.