Klantverhalen Category: Advocatuur

“Een pakket voor alle behoeften”

Tiberghien is een onafhankelijk advocatenkantoor gespecialiseerd in alle gebieden van de fiscaliteit, 78 jaar geleden opgericht door Albert Tiberghien, ‘de Belgische vader van het belastingrecht’. Tiberghien werkt in vijf vestigingen met ruim 80 fiscale advocaten en zo’n 40 overige medewerkers voor ondernemingen, privépersonen en de publieke sector. Tiberghien biedt advies en bemiddelt, onderhandelt en begeleidt bij geschillen. Tiberghien hanteert een multidisciplinaire aanpak, waarbij fiscale kennis wordt aangevuld met o.a. samenlevings(vermogens)recht, family governance en compliance. Voor economisch advies werkt Tiberghien samen met T/A economics. Het vertrekpunt van de internationale dienstverlening is het samenwerkingsplatform T/A international, bestaande uit Tiberghien België, Tiberghien Luxemburg, T/A economics en Atlas Fiscalisten te Amsterdam.

In 2016 is de Tiberghien-organisatie overgestapt op NEXTmatters, de software voor de advocatuur van NEXTlegal. Over die transitie naar het nieuwe softwarepakket en het huidige gebruik spreken wij met Koen Van Duyse, partner en lid van de raad van bestuur, samen met Pascale Hens verantwoordelijk voor het transitieproject.

De Amerikanen trekken zich terug
“Wij werkten sinds ongeveer 12 jaar met drie aparte documentbeheer-, CRM- en financiële systemen naast elkaar. Die werkten op zich goed, maar waren niet geïntegreerd, waardoor we soms twee, drie of zelfs vier keer dezelfde gegevens moesten invoeren, met de bijkomende risico’s op fouten en incidenten. Bovendien waren de leveranciers Amerikaanse bedrijven met een afnemende aanwezigheid in Europa. Dit betekende dat in het onderhoud van de systemen en service – bijvoorbeeld bij wijziging van de wetgeving en de invoering van BTW –  de afstand tussen België en de Verenigde Staten zich steeds meer deed voelen. Wij moesten op zoek naar iets anders.

Een pakket voor alle behoeften
Wij zijn, ondersteund door een derde partij, eerst op de Belgische markt gaan kijken, maar de invulling van onze vereisten bleek hier niet voldoende aanwezig. Wel voor het financiële vlak, waarin het boekhoudpakket AFAS grotendeels kon voorzien. Maar het documentbeheersysteem van AFAS was te veel op productie gericht en niet op dienstverlening. AFAS heeft ons toen geattendeerd op NEXTlegal en NEXTmatters, dat wél grotendeels voldeed aan onze wensen en dus een prima aanvulling kon zijn op het boekhoudkundige deel van AFAS.

Adriaanse van der Weel Advocaten

Ons kantoor is in 2005 al overgestapt op Fortuna. Ik kwam pas twee jaar daarna in dienst, dus ik weet eigenlijk niet anders. Alles wat met automatisering te maken heeft binnen het bedrijf komt op mijn bordje. Dus bij problemen of vragen – waar zit het knopje om dit of dat te doen? – komen ze bij mij. Daarmee zeg ik niet dat ik alles van het pakket weet, want het is erg uitgebreid. Menig secretaresse hier kan mij het nodige leren. Ik ben meer van het technische gedeelte, de servers, postcodedatabases, onderhoud en back-ups… zorgen dat alles blijft draaien. Ik ben ook degene die met de Word-sjablonen stoeit om het precies goed te krijgen.

Handen op het toetsenbord
De ervaringen met FORTUNA zijn heel goed. Elk pakket heeft natuurlijk zijn plussen en minnen. Je zult je altijd enigszins aan moeten passen. Maar men is er hier tevreden over. Ik als beheerder ook, want ik heb er weinig onderhoud aan. Wat je wel ziet, is dat het redelijk omslachtig is. Alles gaat via menu’s waar je met de pijltjes en de entertoetsen doorheen moet navigeren. Daar moet je echt de weg leren kennen om er snel mee te leren werken. De medewerkers hier zijn daar razendsnel in.

Pakket gaat sneller dan de gebruikers
Je hebt natuurlijk ook altijd gebruikers die minder handig zijn. Die 100 jaar op hetzelfde knopje drukken en verder eigenlijk geen behoefte hebben in het verkennen van andere mogelijkheden. FORTUNA heeft zich de afgelopen jaren enorm ontwikkeld. Mede door de samenwerking met de gebruikersgroepen zijn er allerlei nuttige functies bijgekomen. Daar zijn de gebruikers lang niet altijd van op de hoogte. Eigenlijk zou je regelmatig een training moeten geven om extra functies aan te leren. Maar in de praktijk werkt dat gewoon niet zo. De helpfunctie is vooral reactief. Als je iets wilt weten krijg je snel antwoord, maar je moet er wel zelf om vragen.

Hoge resolutie als breekpunt
Onlangs is FORTUNA 10 gelanceerd. Met een nieuwe lay-out en een meer standaard beginscherm. Wij stappen nog niet over. Voor F10 is namelijk een hoge-resolutie-scherm nodig omdat het anders niet past. Als je de resolutie lager afstelt, moet je zowel horizontaal als verticaal gaan scrollen. Dan gaan er hier mensen afhaken. En we kunnen ook geen 1200 pixels gaan draaien want dan wordt alles heel klein. Dan zullen sommige mensen een dubbele leesbril op moeten. Ik ken mijn pappenheimers, dat gaat het niet worden. En 50 grote monitoren laten aanrukken omdat het softwarepakket evolueert…