Met een digitale handtekening hebben uw cliënten de mogelijkheid om snel en gemakkelijk een formeel akkoord te geven, eventueel in combinatie met een online identificatie van de ondertekenaar. Met het activeren van NEXTsign zorgt u er ook voor dat uw medewerkers minder tijd hoeven te besteden aan administratieve taken. Handmatige handelingen om documenten op te sturen, ondertekende documenten weer te scannen en vervolgens te archiveren is niet meer nodig.
Documenten kunnen binnen enkele minuten ondertekend worden. Documenten hoeven niet meer per post opgestuurd te worden of door de client uitgeprint te worden voor een handtekening. Cliënten hoeven bijvoorbeeld voor een volmacht niet meer naar kantoor te komen en kunnen op elk moment (24/7) een rechtsgeldige handtekening zetten.
Met deze integratie wil NEXTlegal kantoren op administratief gebied ontzorgen. Direct documenten versturen vanuit NEXTassyst en ook de ondertekende documenten komen daar direct terug.
Combineer een ondertekening met een cliënt identificatie. En ontvang alle persoonsinformatie van het paspoort (of rijbewijs) inclusief een kopie van het paspoort en pasfoto.
Met NEXTsign heeft u real-time inzicht in de voortgang van een onderteken verzoek. U ziet welke personen nog niet hebben ondertekend. Herinneringen worden automatische verstuurd.
Het op afstand kunnen ondertekenen van documenten draagt ook bij aan de toenemende wensen van cliënten om zaken 24/7, snel en efficiënt te kunnen regelen, zo ook met zijn of haar notaris.
Met NEXTSign zijn de directe en indirecte kosten (met namen de vermindering van de administratieve handelingen) om documenten te laten ondertekenen en de client administratie bij te werken aanzienlijk lager.
Door de koppeling tussen de software van Zynyo en NEXTassyst kunt u rechtstreeks vanuit NEXTassyst snel, gemakkelijk en veilig alle soorten documenten door cliënten laten ondertekenen. U selecteert binnen een dossier de documenten die u wilt laten ondertekenen en selecteert de contactpersonen voor ondertekening. Daarnaast kiest u het authenticatie middel voor de contactpersonen om het document te ondertekenen.
De ondertekenaars ontvangen een e-mail (opgemaakt in de huisstijl van uw kantoor) en worden gevraagd het document te bekijken in een beveiligde en afgesloten omgeving via een link in de e-mail. De ondertekenaar kan het document lezen en vervolgens ondertekenen met het opgegeven authenticatie middel. Na ondertekening wordt door Zynyo een audit trail toegevoegd aan het document en het geheel digitaal verzegeld. Het ondertekende document wordt weer in NEXTassyst geplaatst en ook krijgen de ondertekenaars automatisch een kopie van het ondertekende document.
Met de invoering van de Europese richtlijn eIDAS is er een juridische kader gecreëerd die helderheid heeft verschaft in het gebruik van digitale handtekeningen. Sinds 23 juli 2014 bestaat de Europese verordening (EU) nr. 910/2014 die o.a. betrekking heeft op de toepassing van de digitale handtekening. Deze verordening, is beter bekend als eIDAS of Electronic identification and trust services. De Nederlandse wet is op basis van deze verordening per 1 juli 2016 gewijzigd. eIDAS borgt dat in alle EU landen dezelfde wetgeving t.a.v. elektronische handtekeningen geldt. Afhankelijk van het doel van het document kan een digitale handtekening toegepast worden met het gewenste (eIDAS) niveau; gewoon, geavanceerd of gekwalificeerd. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.
De KNB heeft richtlijnen over digitaal ondertekenen opgesteld die je op Notarisnet kunt vinden. Zynyo is daarnaast een integratiepartner voor de digitale passeerstraat van de KNB, die als eerste de digitale oprichting van de BV (DOBV) faciliteert.
In het verleden was de toepassing binnen het notariaat van een digitale handtekening echter nog beperkt tot offertes, onderhandse akte of volmachten. Met een aanpassing van de notariswet en de komst van de digitale notariële akte wordt de toepassing oneindig.
Zynyo faciliteert het ondertekenproces voor alle drie de eIDAS-niveaus met verschillende online authenticatiemiddelen die aan het platform zijn gekoppeld. Zo kun je voor het gekwalificeerde niveau gebruikmaken van cloud PKI-burgercertificaten van aanbieders zoals Itsme en Vidua. Voor het geavanceerde niveau zijn er opties zoals een bank-ID (iDIN) of paspoortvalidatie (CheckedID).
NEXTlegal heeft met Zynyo een betrouwbare partner gevonden die zich tot doel heeft gesteld het notariaat optimaal te ondersteunen. Daarnaast voldoet Zynyo aan de hoogste veiligheidseisen en persoonsgegevens verwerking (AVG). Zynyo is ook geselecteerd door de KNB om de documenten binnen de digitale passeerstraat gekwalificeerd digitaal te laten ondertekenen en daarbij verschillende PKI-leveranciers te faciliteren.
Bij de uitgifte van een cloud KPI-certificaat wordt de identiteit gecontroleerd door de leverancier (Itsme of Vidua). Dit proces staat onder toezicht van de overheid (respectievelijk België en Nederland) en wordt jaarlijks ge-audit. Bij een gekwalificeerd ondertekend document komen de officiële naam en achternaam terug in het pdf-document. Bij een geavanceerde ondertekening met iDIN of CheckedID worden meer persoonsgegevens verkregen van de ondertekenaar, zoals: voor- en achternaam, geboortedatum en adres. Ook een kopie van het paspoort en een pasfoto is mogelijk met CheckedID.
Bij een gekwalificeerde digitale handtekening wordt de online identificatie uitgevoerd door een organisatie die daarvoor gecertificeerd door de overheid van het Europese land waarin de organisatie is gevestigd. Deze organisaties worden van vervolgens toegelaten tot de lijst van Europese aanbieders (link) van vertrouwensdiensten, zoals Cleverbase BV (met het middel Vidua) en Belgian Mobile ID (met het middel Itsme). Bekijk de stappen van de Itsme identificatie (link) of lees hier meer over het identificatieproces (link). Je kan het ook zelf proberen omdat aanmaken gratis is. De gecontroleerde naam van de ondertekenaar komt terug in het handtekeningveld van de PDF bij een gekwalificeerde ondertekening. Het is ook mogelijk om meer persoonsgegevens van een ondertekenaar te ontvangen bij een ondertekening, maar dat moet met een ander authenticatie middel en automatisch een lager niveau van de digitale handtekening. Door een ondertekenaar te verzoeken om een authenticatie te doen met zijn/haar bank account (via iDIN) worden de persoonsgegevens zoals bekent bij de bank opgenomen in het ondertekende document. Het is ook mogelijk de authenticatie te doen met een mobiele app die de gegevens van identiteit documenten verifieert en deze worden door Zynyo opgenomen op het ondertekende document in de audit trail.
Om gebruik te kunnen maken van NEXTsign sluit u een overeenkomst met Zynyo via NEXTlegal. Na ondertekening wordt NEXTSign met behulp van Zynyo geactiveerd binnen NEXTassyst. Het is mogelijk een demo training in te plannen met Zynyo voor meer toelichting over digitaal ondertekenen en de verschillende authenticatie methoden. Vraag direct een demo aan via onderstaand formulier.