“Doordat ik zelf blijf leren van de praktijk, wordt ook onze software steeds beter.”

Bij NEXTlegal werkt een gevarieerd team specialisten uit allerlei disciplines. Onze kracht is dat onze medewerkers het notariaat en de advocatuur van dichtbij kennen. En niet alleen doordat ze dagelijks met onze klanten en hun processen bezig zijn. Sommige collega’s brengen ruime ervaring mee uit de praktijk. Een goed voorbeeld is Jean-Paul (JP) Rijnsburger, die heeft gewerkt bij een accountantskantoor voor het notariaat. Nu is hij financieel consultant voor onze klanten. Wij spraken met hem.

“Ik help klanten met issues en wensen rond hun financiële administratie, en dan met name rond de koppeling van NEXTassyst en NEXTmatters met AFAS Profit. NEXT kan ook gekoppeld worden aan andere financiële pakketten, maar de koppeling met AFAS Profit is verreweg het meest uitontwikkeld. Financieel-administratieve informatie die je ziet in NEXT komt ‘live’ rechtstreeks uit AFAS. Omgekeerd worden declaraties en nota’s die je in NEXT maakt direct geboekt in Profit.

Wat is jouw meerwaarde voor de klant?
Ik werk vooral nauw samen met de boekhouder van de notaris, met de financiële administratie. Omdat ik zelf bij een notarieel accountant heb gewerkt, spreken we dezelfde taal. Bij dat accountantskantoor was ik verantwoordelijk voor de ontwikkeling van managementinformatie en benchmarking. Verder heb ik het meeste in de praktijk geleerd. Je krijgt vragen van klanten, zoekt uit hoe het zit, en dan weet je het.

Verder volgde ik diverse trainingen bij AFAS en ga ik altijd naar de AFAS Open bijeenkomsten, waar ze je bijspijkeren over nieuwe versies en functionaliteiten. Ik ben puur financieel consultant, geen softwareontwikkelaar. Daardoor kan ik de klanten van NEXT inhoudelijk echt verder helpen. En doordat ik zelf steeds blijf leren van hun praktijk, wordt ook onze software steeds beter.

• NEXTtip
  Je kunt bij declaraties een iDeal-link meesturen, zodat mensen meteen online kunnen betalen. Vooral jonge mensen betalen dan vaak direct, waardoor je debiteurenpositie tot wel 30% afneemt.

Wat vind je zelf het leukste aan je werk?
Omdat ik vakinhoudelijk goed op de hoogte ben kan ik mijn aandacht nu steeds meer  richten op het mensenwerk, op het verder vooruit helpen van de klanten. Onze oud-directeur Ben van Hengstum, die ik als een mentor beschouw, zei altijd: “Wij verkopen geen software, we verkopen werkplezier.” En dat is ook zo. Met NEXT kunnen onze klanten het werk gemakkelijker en inhoudelijk interessanter maken. Op een intuïtieve manier, met een systeem dat er nog mooi uit ziet ook.

Als notariskantoren overstappen op NEXT begeleid ik de boekhouders bij het omarmen van de veranderingen. Je begint met overleggen, iemands nieren proeven. Wat snapt hij? Kan hij het loslaten? Boekhouders willen alles onder controle houden, maar dat kan in dit geval juist tot controleverlies leiden. Je moet soms gewoon vertrouwen dat het programma bepaalde dingen voor je doet. Dan valt er zo veel te winnen!

Wat dan precies?
Als een kantoor nieuwe software gaat gebruiken, inventariseer je wat het werk precies is of zou moeten zijn. Vervolgens pas je alles zó aan, dat zo veel mogelijk dingen automatisch gaan. Zo verschuift de rol van de boekhouder van invoer naar controle en rapportage. De accountant kan met NEXT allerlei rapporten maken, bedrijfsinformatie boven tafel krijgen waarmee de notarissen beter kunnen sturen. De boekhouder wordt zo een soort navigator die naast de kapitein staat en op basis van routekaarten en berekeningen adviseert, waarna de kapitein de beslissingen neemt.

Om wat voor sturingsinformatie gaat het?
Een bedrijf kun je sturen op cijfers, maar dan moet je wel de juiste informatie hebben. Bijvoorbeeld de declarabele uren. Hoe declarabel zijn individuele medewerkers? Hoe worden de uren verdeeld? Welke klanten en activiteiten kosten het meeste tijd en welke leveren het meeste op? Door dat soort dingen te meten, kun je er je beslissingen op baseren.

• NEXTtip
  Je kunt vanuit NEXT SEPA betaalbestanden maken voor de derdengelden, zodat je dit niet meer handmatig hoeft in te voeren bij de bank. Minder werk, en het levert ook een audit trail op.

Geef eens een concreet voorbeeld?
Een anekdote: Op enig moment kreeg ik van een kantoor een verzoek om te helpen. Er moest bezuinigd worden op het personeel. De betrokken notaris had ook al wel een idee van wie hij afscheid wilde nemen. Hij vroeg mij om dat idee met cijfers te onderbouwen.

Maar wat bleek na het verzamelen van de informatie? De medewerker die de notaris op het oog had, was verreweg de meest productieve en declarabele medewerker van het kantoor! De beste man maakte zich echter nooit druk en werkte rustig door, waardoor de indruk ontstond dat hij de kantjes er vanaf liep. Dit soort opdrachten zijn voor mij het neusje van de zalm, je kunt dan écht iets betekenen voor je klanten.

Cijfers liegen niet, maar je moet wel goed nadenken over wat ze betekenen. Nog een voorbeeld: één van de medewerkers op een kantoor besteedde altijd veel meer tijd aan het maken van hypotheekakten dan haar collega’s. Je denkt dan al gauw aan een mogelijk inefficiënte werkwijze. Een kort gesprekje met de medewerker leerde ons dat zij, als ervaren kracht, de meest complexe zaken op haar bureau kreeg. Het is dan helemaal niet gek dat die dossiers meer tijd kosten.

En meer bedrijfsmatige zaken?
Een boekhouder of accountant is gewend achteruit te kijken. Wat hebben we gedaan en hoe deden we het? Maar als je slimme rapportages maakt, kun je daar ook mee plannen voor de toekomst. Wat was de omzet per rechtsgebied vorig jaar? Wat is het streven? De boekhouder kan bijvoorbeeld een budget of begroting maken. Bepaalde kosten definiëren en die proberen te verlagen. Targets stellen. Zo krijgt de financieel-administratieve functie een meer centrale plek in de bedrijfsvoering. En wordt het werk van de boekhouder leuker. Want zoals ik al zei: werkplezier, daar gaat het ons om!

• NEXTtip
  Heb je langer lopende dossiers? Programmeer een declaratierun in NEXT om tussentijds de openstaande uren op te halen. Zo voorkom dat bedragen te hoog oplopen. Veel mensen betalen makkelijker drie keer 2000 euro dan één keer 5.000.

Tot slot nog even wat persoonlijke informatie.
Ik begrijp dat je nogal spannende hobby’s hebt?
Ach, spannend. Ik doe aan paragliden en heb mijn oude liefde voor klassiek gitaar weer opgepakt. Het mooie van paragliden is dat het je geest volledig in beslag neemt. Je kunt niet tegelijk aan iets anders denken. Voor mij is het een ideale manier om mijn hoofd leeg te maken door puur met één ding bezig te zijn. Het brengt rust. Overzicht. En daarvan kun je in ons vak nooit genoeg hebben.