Tag: Tips & trics

Tips&trucs deel 5 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel vijf van deze reeks vindt u tips over:

1. In bulk versturen bewaardersverklaringen (BVI) vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong
3. Concept berichten
4. Betalingsbestand ‘uit te boeken gelden’ genereren

1. In bulk versturen bewaardersverklaringen (BVI) vanuit NEXTassyst
Vanuit NEXTassyst is het mogelijk om in bulk bewaardersverklaringen te versturen. Dit doet u door op het homescherm naar ECH te gaan en op het tabblad bewaardersverklaringen te klikken. Hier worden de bewaardersverklaringen getoond die verstuurd kunnen worden. Een bewaardersverklaring is klaar om verstuurd te worden op het moment dat én de gegevens uit de BVI zijn verwerkt én de akte is gekoppeld aan de ECH passeerzaak.

Verwerken BVI gegevens in NEXTassyst
Na het passeren zal de ontvangen BVI van het kadaster gekoppeld moeten worden aan het repertoriumnummer. Dit doet u als volgt:
– Voeg het BVI bestand toe aan de digitale stukken van het dossier met de rubriek “BVI”
– Ga naar het desbetreffende repertoriumnummer
– Klik op het “groene plusje” rechts onder bij documenten
– Klik op het “groene plusje” bij het desbetreffende BVI bestand
– Kies voor het overnemen van de gegevens

Akte is gekoppeld aan de ECH passeerzaak
Daarnaast moet de hypotheekakte zijn gekoppeld aan de ECH passeerzaak in het dossier. Als u naar de ECH passeerzaak in NEXTassyst gaat, kunt u zien of en zo ja, welke akte er is gekoppeld aan de passeerzaak. Dit staat boven het kopje ‘passeeropdracht’. Indien niet de goede akte is gekoppeld dan kunt u dit doen door aan de linkerkant op de optie ‘Passeerakte’ te klikken en vervolgens de juiste akte te koppelen.
Als de BVI is gekoppeld en de goede akte is gekoppeld dan kan de bewaardersverklaring worden verstuurd. Dit kan direct vanuit het dossier of, zoals hierboven beschreven, in bulk vanaf het ECH tabblad op het homescherm.

2. Oorsprong
U kunt heel gemakkelijk bij een dossier vastleggen hoe dit dossier is binnengekomen, bijvoorbeeld ‘via internet’. In beheer kunt u de diverse verwijzers vastleggen. Vervolgens kunt u bij de aanmaak van een dossier aangeven via welke verwijzer deze is binnengekomen. Bij bestaande dossiers kunt u dit ook nog aangeven door te klikken op het dossiernummer rechtsboven in NEXTassyst.

3. Concept berichten
Vanuit het dossier in NEXTassyst kunt u e-mails versturen. Zodra u een e-mail begint wordt deze in NEXTassyst bij de documenten weergegeven onder het tabblad ‘concept berichten’. Zodra de e-mail is verstuurd vindt u deze terug onder ‘verzonden berichten’.

Het komt echter regelmatig voor dat er e-mails in NEXTassyst worden gemaakt die uiteindelijk niet worden verstuurd. Dit kan een bewuste keuze zijn maar vaak blijkt dit onbewust te gebeuren. Daarom vindt u op het homescherm het tabblad ‘concept berichten’. Hier ziet u een overzicht van alle e-mailberichten (uit alle dossiers) die u bent begonnen maar niet hebt verstuurd.

In dit overzicht kunt u direct checken of de e-mails alsnog verstuurd moeten worden of dat deze verwijderd kunnen worden. Deze taken kunt u gelijk vanuit dit overzicht uitvoeren. Daarnaast geeft NEXTassyst een waarschuwing dat er nog concept berichten staan op het moment dat u NEXTassyst afsluit.

4. Betalingsbestand ‘uit te boeken gelden’ genereren
Zodra een nota van afrekening is genummerd kan vanuit het tabblad ‘overboeking’ het overboekingsformulier gemaakt worden. Op grond van de uit te boeken gelden worden de regels aangemaakt met de uit te boeken bedragen en begunstigde. Automatisch zullen bij de koper en verkoper de vastgelegde gegevens zoals rekeningnummer ingevuld worden.
Degene met de privilege “Financieel” kan vervolgens een SEPA bestand maken voor de uit te boeken gelden. Hierbij kan aangegeven worden of de overboeking een “Spoed” betaling is. Gewone en spoedbetalingen worden automatisch gescheiden als twee aparte bestanden. Dit SEPA bestand kan vervolgens worden ingelezen in uw bankenpakket. U hoeft dus niets over te typen maar alleen nog te controleren. Dit maakt het proces efficiënter en vermindert de kans op fouten.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips&trucs deel 4 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel vier van deze reeks vindt u tips over:

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
2. Bouwplan
3. Vertrouwelijk dossier
4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
5. Bestuursverboden check

1. Mogelijkheid tot selecteren meerdere documenten met behulp van Ctrl of Shift toets
Vanuit de manager in het dossier in NEXTassyst (overzicht met documenten) is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te openen en/of te verwijderen. Het selecteren van meerdere documenten doet u gemakkelijk door de Ctrl of Shift toets ingedrukt te houden wanneer u de juiste documenten aanklikt. Dit is vergelijkbaar met hoe dit in Windows werkt. Als u nogmaals op het document klikt dan wordt deze weer gedeselecteerd.

2. Bouwplan
In NEXTassyst heeft u de mogelijkheid om, indien u een nieuwbouwproject gaat doen, een bouwplan aan te maken. Deze mogelijkheid moet wel geactiveerd zijn in beheer (Beheer” | “Systeem” | tabblad “Algemeen” | label “Dossiers” | vinkje “Bouwplan).

U kunt vervolgens een moederdossier aanmaken (bouwnummer 0) en daaronder kunt u alle bouwnummers aanmaken. Afhankelijk van hoe dit is ingesteld in beheer worden dit subdossiers (.01, .02, .03 enz.) of hoofddossiers (met opvolgende nummering).

In het moederdossier kunnen ‘honorarium levering’ en ‘courtage makelaar’ worden ingevuld. Deze bedragen worden automatisch gekopieerd naar de afzonderlijke bouwnummers. Dit geldt ook voor de partijen ‘bank’, ‘verkoper’ en ‘makelaar verkoper’. De kopers moeten uiteraard wel per bouwnummer (dossier) gekoppeld worden. Ook kunnen deze bedragen automatisch worden doorgesluisd naar de nota van afrekening mits deze daarvoor is ingericht.
Na het aanmaken van een bouwplan heeft u altijd de mogelijkheid om de gegevens, zoals de verschillende bouwnummers, te wijzigen. Dit kunt u op twee manieren wijzigen, namelijk via de werkbalk “Extra” | “Bouwplan wijzigen of via “Dossiers” | “Algemeen” | hyperlink bij “Bouwnummer”.

3. Vertrouwelijk dossier
Met behulp van de functie ‘vertrouwelijk dossier’ kunt u een dossier in NEXTassyst alleen toegankelijk maken voor een bepaalde groep mensen of medewerkers. Dit is met name bedoeld voor dossiers waarin vertrouwelijke informatie staat die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn.
Het instellen van een dossier als vertrouwelijk dossier doet u vanuit het desbetreffende dossier. U klikt op ‘extra’ en vervolgens op ‘instellen vertrouwelijk dossier’. In het pop-up scherm kunt u dit dossier instellen als vertrouwelijk dossier en vervolgens aangeven welke medewerkers of welke groep medewerkers toegang moet krijgen tot dit dossier. Deze groep/medewerker wordt vervolgens geautoriseerd. Deze autorisatie kan op een later tijdstip altijd worden aangepast cq ingetrokken.
Medewerkers die geen toegang hebben tot dit vertrouwelijke dossier kunnen dit dossier niet vinden in NEXTassyst. De notaris heeft altijd toegang tot alle dossiers (dus ook de dossiers die zijn aangemerkt als vertrouwelijk).

4. Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
Het gebeurt regelmatig dat een ECH passeerzaak om wat voor reden dan ook gestopt wordt. In NEXTassyst kunt u maar één ECH passeerzaak koppelen aan een dossier. Als deze ECH passeerzaak vervolgens wordt gestopt is het niet meer mogelijk om een nieuwe andere passeerzaak te koppelen.

Dit is niet wenselijk en daarom kunt u nu de gestopte ECH zaak zelf ontkoppelen. Als u op het tabblad ECH passeerzaak in het desbetreffende dossier staat ziet u helemaal links onderin ‘ontkoppelen ECH zaak’ staan. Als u hierop klikt wordt u nogmaals om een bevestiging gevraagd. Hier ziet u ook de gevolgen die dit heeft in NEXTassyst. Als u vervolgens op ‘ja’ klikt wordt de ECH zaak ontkoppeld en kunt u een nieuwe passeerzaak koppelen.

5. Bestuursverboden check
Vanuit de relatiekaart kunt u direct checken of er voor deze relatie een bestuursverbod van kracht is. U gaat vanuit de relatie naar ‘registers’. Onder het kopje ‘handelsregister’ vindt u de optie ‘bestuursverbod’. Als u hierop klikt wordt de website van de Kamer van Koophandel geopend. Hier kunt u zien of er een bestuursverbod van kracht is. Deze pagina kunt direct onder de relatiekaart opslaan inclusief datum en tijdstip dat u deze heeft opgevraagd.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips&trucs deel 3 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel drie van deze reeks vindt u tips over:

1. Objectlijst rechthebbende
2. Bijlage slepen naar bijlageveld bij het sturen van een email uit NEXTassyst
3. Backoffice medewerker/vestiging
4. Engelse versie van NEXTassyst
5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’

1. Objectlijst rechthebbende
Voor het aanmaken van een registergoed in NEXTassyst kunt u onder andere kiezen om deze aan te maken via de objectlijst rechthebbende van het Kadaster. Dit is een lijst van alle objecten die van één bepaald persoon bij het Kadaster geregistreerd staan.

Deze objectlijst rechthebbende kan zowel op dossierniveau (bij het aanmaken van een registergoed in een dossier) of op relatieniveau worden opgevraagd (relatie|registers|kadaster|objectlijst rechthebbende). Op grond van de bekende gegevens welke zijn ingevoerd in de relatiekaart zal het zoekscherm gevuld worden. De objectlijst wordt vervolgens automatisch opgeslagen bij de desbetreffende relatie onder ‘Digitaal’.

Een eerder opgevraagde objectlijst rechthebbende van een relatie wordt getoond op het moment dat in een dossier een objectlijst rechthebbende wordt opgevraagd waar de betreffende relatie als partij aan is gekoppeld. Deze hoeft dus niet tweemaal te worden opgevraagd.

2. Bijlage slepen naar bijlageveld in email sturen NEXTassyst
Indien u vanuit NEXTassyst een email gaat sturen naar een cliënt kunt u een bijlage toevoegen. Het kan voorkomen dat u een andere bijlage wil toevoegen dan dat er in het betreffende dossier staat. Deze hoeft u niet helemaal via de knoppen op te zoeken maar kunt u gemakkelijk toevoegen door het bestand naar het bijlageveld te slepen.

3. Backoffice medewerker/vestiging
NEXTassyst biedt u als kantoor de mogelijkheid om personen of een vestiging aan te merken als backoffice.

Personen als ‘backoffice’ aanmerken
U kunt onder privileges in P&O een medewerker aanmerken als ‘backoffice’. Deze functie kan worden gebruikt als u samenwerkt met backoffice organisaties zoals de Nationale Notaris. Als de medewerker is aangemerkt als ‘backoffice’, dan wordt er voor gezorgd dat die medewerker alleen die dossiers kan zien waar hij/zij als behandelaar aan is gekoppeld. De overige dossiers en gerelateerde zaken (repertorium enzovoorts) worden dan niet getoond.

Vestiging aanmerken als ‘backoffice vestiging’.
In NEXTassyst kunt u werken met meerdere vestigingen. NEXTassyst biedt de mogelijkheid om een hele vestiging aan te merken als ‘backoffice’. Het principe is hetzelfde als bij het aanmerken van een medewerker als backoffice. Alle medewerkers die gekoppeld zijn aan deze ‘backoffice vestiging’ kunnen alleen de dossiers zien die horen bij deze vestiging. Alle zaken die aan de andere vestiging(en) is/zijn gekoppeld zijn voor deze medewerkers niet zichtbaar.

4. Engelse versie van NEXTassyst
NEXTassyst is naast Nederlandstalig ook in het Engels te gebruiken. Alle Nederlandse teksten in NEXTassyst zijn vertaald naar het Engels. Dit kan per medewerker ingesteld worden in P&O onder privileges – taal. Na het wijzigen van de taalcode moet NEXTassyst opnieuw opgestart worden om de wijziging te activeren.

5. Privilege ‘Repertorium’ uitgebreid met de optie ‘Geen beheer’
In P&O kan onder privileges gekozen worden of een medewerker bevoegd is om repertoriumgegevens in te voeren en te wijzigen. Dit wordt geactiveerd door het vinkje ‘repertorium’ aan te zetten. Deze functie is nu uitgebreid met de mogelijkheid om ‘geen beheer’ in te stellen.

Indien deze is geactiveerd in P&O dan kan de medewerker niet via “Beheer” in het desbetreffende repertorium (zoals het niet mogen wijzigen van een repertoriumnummer of het aanpassen van een teller) zaken aanpassen.

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.

Tips&trucs deel 2 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica vanuit NEXTassyst, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel twee van deze reeks vindt u onder andere tips over het snel zoeken naar dossiers en relaties, het opslaan van e-mail in NEXTassyst en diverse ECH handigheidjes.

F11 en F12
Alhoewel de sneltoetsen F11 en F12 al heel lang in (NEXT)Assyst zitten, zijn ze nog steeds redelijk onbekend. Met behulp van F11 kunt u, waar u ook zit in NEXTassyst, snel zoeken naar een dossier. Hetzelfde geldt voor F12 voor het zoeken naar een relatie.

Naast deze twee sneltoetsen kent NEXTassyst nog meer handige sneltoetsen. Als u op ‘navigatie’ (button bovenaan in NEXTassyst) klikt, ziet u welke andere sneltoetsen u in NEXTassyst kunt gebruiken.

E-mail opslaan in NEXTassyst
Er zijn verschillende manieren om uw e-mails vanuit Microsoft Outlook op te slaan in een dossier in NEXTassyst. U kunt gebruik maken van de knop ‘Outlook opslaan’ onder dossiers of u kunt direct de e-mail en/of bijlage slepen vanuit Outlook naar het desbetreffende dossier.

Er is nog een derde mogelijkheid om e-mails op te slaan vanuit Outlook in NEXTassyst. Als u een groot dossier hebt waarin veel wordt gemaild kunt u vanuit NEXTassyst een Outlook mapje aanmaken in uw mailbox in Outlook. Door de e-mails in Outlook naar dit mapje te slepen worden deze automatisch opgeslagen in het betreffende dossier.

Het aanmaken van een dergelijk Outlook mapje doet u vanuit NEXTassyst. U gaat in een dossier naar documenten. Als u vervolgens onder correspondentie met de rechter muisknop klikt op ‘e-mail archief’ krijgt u een aantal opties waaronder de optie ‘Maak “NEXT DM” archieffolder’. Als u hierop klikt wordt automatisch in Outlook het mapje aangemaakt. U kunt dit mapje zelf hernoemen naar een door u gekozen omschrijving.

Loskoppelen gestopte ECH passeerzaak
ECH kunt u volledig geïntegreerd vanuit NEXTassyst gebruiken. Dit geldt zowel voor passeerzaken als voor afloszaken. Niet zelden wordt, om wat voor reden dan ook, een ECH passeerzaak gestopt. In NEXTassyst blijft deze ECH passeerzaak op zo’n moment gekoppeld aan het desbetreffende dossier.

Het gebeurt echter regelmatig dat u alsnog een andere ECH passeerzaak aan dit dossier in NEXTassyst wilt koppelen. In dat geval heeft u de mogelijkheid om de gestopte ECH passeerzaak los te koppelen van het dossier in NEXTassyst. Als u naar de desbetreffende ECH zaak in het dossier in NEXTassyst gaat ziet u aan de linkerkant de optie ‘loskoppelen ECH zaak’. Als u dit gedaan heeft kunt u de nieuwe ECH passeerzaak weer koppelen aan het dossier.

Volmacht kopiëren voor handmatige afhandeling ECH afloszaak
Ook bij ECH afloszaken gebeurt het regelmatig dat deze zaak wordt gestopt. De gemaakte royementsvolmacht kan in dit geval niet worden gebruikt voor het verwerken in een royementsakte omdat deze aan een gestopte ECH afloszaak is gekoppeld. Om deze volmacht toch te gebruiken en niet handmatig een nieuwe te hoeven aanmaken kunt u deze volmacht kopiëren.

U doet dit door in het betreffende dossier naar ‘Royementen’ te gaan. Hier ziet u onder het kopje ‘royementen’ de volmacht staan. In de laatste kolom aan de rechterkant ziet u het icoontje om de volmacht te kopiëren. De volmacht wordt vervolgens gekopieerd en is bruikbaar om te verwerken in een royementsakte.

NEXTsearch
In elk notarieel softwarepakket zit een mogelijkheid om te zoeken in dossiers. Je kunt zoeken op naam van partijen, naam van het dossier, rechtsgebied, passeerdatum e.d. Er is echter geen notarieel softwarepakket waar je ook rechtstreeks kunt zoeken in documenten zoals notariële en onderhandse stukken.

Met NEXTsearch kunt u in NEXTassyst niet alleen zoeken op deze gebruikelijke zoektermen maar kunt u ook op trefwoorden zoeken die in een document zelf staan. U kunt dus als kantoor in alle tekst in een dossier zoeken. Deze optie zit niet standaard in NEXTassyst maar hier kunt u als kantoor voor kiezen. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met Martin (06-14726397 | martin@devoon.nl) of met Boi (06-4483039 | boi@devoon.nl).

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.

Tips&trucs deel 1 – Dat wat u nog niet wist over NEXTassyst.

NEXTassyst kent naast de grote integraties, zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. Omdat nog niet alle medewerkers op de hoogte zijn van deze handigheidjes publiceren wij vanaf dit najaar elke twee maanden een artikel waarin een aantal van deze handigheidjes worden toegelicht.

Directe link vanuit NEXTassyst naar Company Info
Company Info verzamelt zeer veel informatie over bedrijven zodat u direct een goed en diepgaand inzicht in elke organisatie kunt krijgen. Deze data komt onder andere uit het Handelsregister, Kadaster en het NBWO (Nederlands Bureau Waardebepaling Onroerende zaken). Via NEXTassyst kunt u via de relatiekaart direct doorlinken naar relevante informatie op de site van Company Info. Zo heeft u direct inzicht in al deze data.

Metadata bij omzetten Word document naar PDF
Het versturen van bijvoorbeeld concepten naar cliënten gebeurt altijd in PDF formaat. Hiervoor wordt het Word document omgezet naar PDF. Standaard wordt hierbij ook de meta data van het Word document meegenomen. Dit is data zoals wie is de maker van het document, wanneer is deze gemaakt enz. Het is vaak niet wenselijk dat de cliënt dit kan zien. Bij het omzetten naar PDF wordt in NEXTassyst en via Word de metadata niet meer meegenomen zodat dit niet meer zichtbaar is voor de cliënt.

Sluitteksten in andere talen
Steeds vaker krijgen notariskantoren te maken met buitenlandse cliënten die bijvoorbeeld Engels spreken. Deze cliënten willen natuurlijk ook graag hun nota en/of declaratie in het Engels toegestuurd krijgen. Tot op heden was het in NEXTassyst al mogelijk om nota’s en declaratie in het Engels te maken. De sluitteksten konden echter nog niet automatisch in het Engels worden geplaatst. Dit is nu wel mogelijk. In beheer kunt u de standaard Engelse sluitteksten plaatsen zodat deze automatisch geplaatst worden als het om een Engelse nota of declaratie gaat. Naast Engels ondersteunt NEXTassyst ook voor 100% Duits, Frans en Spaans.

Familie rechercheren
In NEXTassyst bestaat de mogelijkheid om familierecherche te doen. Deze kunnen via het tabblad ‘familie’direct worden gekoppeld en gerechercheerd. De geselecteerde personen worden automatisch aangemaakt indien deze nog niet bestaan en worden direct in het BRP gerechercheerd. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing.

Signalering kladrepertorium niet verstuurde CTR opgave
In NEXTassyst kan het CTR/CLTR geïntegreerd gebruikt worden. Het versturen van de opgave naar het CTR/CLTR is gekoppeld aan het versturen van de repertoriumregel naar het CDR. Sinds NEXTassyst 3.11 is een kolom toegevoegd aan het kladrepertorium. In deze kolom kunt u direct zien of er een CTR/CLTR opgave gemaakt is. Daarnaast wordt deze kolom rood indien de repertoriumregel verstuurd is maar de CTR/CLTR opgave nog niet. Vanuit uw kladrepertorium heeft u hiermee dus nu een volledig overzicht.

Heeft u naar aanleiding van deze handige handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide tips&trucs training.