Harmsma Notarissen

Twee à drie dagen overstappen
De overstap zelf was heel eenvoudig. Het werk kostte twee dagen, maar we waren eigenlijk alleen de eerste dag echt uit de lucht. De tweede dag functioneer je al gewoon, al is dat meer een cursusdag, waarbij je de basisprincipes leert kennen. De derde dag ben je alweer gewoon dossiers aan het behandelen, waarbij er iemand van NEXTlegal op de werkvloer aanwezig is om bij te springen waar nodig. Daarna kun je het zelf gaan doen en kan je jezelf eigenlijk prima redden.

Even zoet met de voorbereiding
Ik zeg nou wel dat de overstap makkelijk was, maar dan heb ik het niet over de voorbereiding. Ik kreeg een hele lijst van dingen die ik op de juiste manier volgens een bepaalde structuur moest aanleveren. Daar ben ik wel even zoet mee geweest. Zo hadden wij een bepaalde manier om modellen op te bergen. Dan moet je goed nadenken. Wat moet wel intelligent en wat niet? Hoe passen we het in het systeem van NEXTassyst? Vervolgens konden zij dat allemaal implementeren.

Voordeel is dat je meteen mooi je bestanden kunt opschonen, al hoop ik dit voorlopig niet weer te hoeven doen.

Routine krijgen in het nieuwe systeem
Iedereen is tevreden met hoe het werkt. De acceptatie van het nieuwe systeem heeft deels ook met leeftijd te maken. De jonge garde pikt het sneller op, maar uiteindelijk lukt het iedereen. Voor mij persoonlijk was het even lastig om te schakelen. Als je er iedere dag van 9 tot 5 mee bezig bent, zit je sneller in de routine. Omdat ik hier de functie van notaris heb, zit ik veel in bespreking en weinig achter de computer. Dus voor mij duurde het even wat langer om weer de routine te krijgen.

Ook in het weekend bereikbaar
Wat ik een groot pluspunt van NEXTlegal vind – dus dat mag u best opschrijven – is hun bereikbaarheid. Ik ben vaak druk in bespreking door de week en kom er niet altijd toe om al het werk af te krijgen. Het komt wel voor dat ik in het weekend op kantoor zit en iets mij niet lukt in het nieuwe systeem. Is er bijvoorbeeld een model dat ik als enige gebruik nog niet helemaal goed afgestemd. Dan kan ik een mailtje sturen naar NEXTlegal en krijg ik op zaterdag of zondag gewoon antwoord van iemand met verstand van zaken, die het voor me oplost.

Heel fijn dat je gewoon door kunt werken omdat ze ook in het weekend voor je klaar staan. Ik weet niet of ze daar een rooster voor hebben of dat ze gewoon heel betrokken zijn. Dat iemand mijn mailtje binnen ziet komen en denkt: “Ach, dat doe ik wel even.”

Favoriete functies
In NEXTassyst gaan diverse standaardhandelingen automatisch, dus de ondersteunende medewerkers hebben het makkelijker. Een ander groot pluspunt is de betaling van de overdrachtsbelasting. Daar was ik normaal heel veel tijd aan kwijt. Ik moest vroeger per zaak in het internetbankieren alle posten van de overdrachtsbelasting handmatig invullen.

Nu verzamelt het systeem al die gegevens. Ik kan er gewoon een SEPA-bestand van maken en alles in één keer verzenden. In het geautomatiseerd afhandelen van handelingen is NEXTlegal echt een stap verder. De medewerkers krijgen hierdoor ruimte voor ander, minder routinematig werk.

Tevreden met overstap en nieuwe software
Speciale wensen voor verbetering heb ik op dit moment niet, maar dat komt ook doordat we nog maar een jaar bezig zijn en ik dit al een enorme vooruitgang vind vergeleken bij mijn vorige systeem. Wellicht dat ik later nog wensen krijg. Hoe dan ook… de overstap is soepel gegaan en vergeleken met de oude software ben ik heel tevreden.”