“De overstap van FORTUNA naar NEXTmatters was het begin van een grote efficiency-slag voor ons kantoor.”

In 2014 ontstond bij ons kantoor – toen nog actief als Bogaerts&Groenen advocaten – de wens om over te stappen van FORTUNA naar een moderner pakket. Behoeften van gebruikers veranderen nu eenmaal. Een belangrijke eis bij de overstap was het snel en foutloos converteren van de bestaande gegevens naar de nieuwe omgeving. Na een selectietraject kwamen we opnieuw uit bij NEXTlegal en hun nieuwe applicatie NEXTmatters. Het leek ons logisch dat voor NEXTlegal de converteerbaarheid van hun oude pakket FORTUNA naar NEXTmatters een prioriteit zou zijn.

Eerst testen
We wilden eigenlijk al eind 2014 overstappen, maar toen bleek dat er toch nog te veel kinderziektes waren, dus besloten we samen nog extra ontwikkelslagen af te wachten. Medio 2015 konden we gaan testen. We hebben toen uiteenlopende dossiers geconverteerd van FORTUNA naar NEXTmatters. Met als doel om te kijken of alle documenten en financiële gegevens foutloos over zouden komen en weer in de juiste mapjes terecht kwamen. Dat bleek heel goed te gaan, dus op 1 januari 2016 konden we officieel over.

Advies: stap niet op 1 januari over!
Voor de secretaresses en de advocaten ging de overgang zeer gesmeerd. De financiële afdeling had meer moeite. Die moesten overstappen van de financiële module in FORTUNA naar AFAS. Ze hadden weliswaar een speciale cursus gevolgd, maar het begin van het boekjaar bleek geen ideaal moment voor de overgang. Nu moesten ze leren werken met een geheel nieuw systeem in een periode die voor hen toch al erg druk was. We hadden beter ergens midden in het jaar kunnen converteren, want de gegevens moesten sowieso één op één over.

Meer zelf doen, minder secretaresses
NEXTmatters is veelzijdiger en gemakkelijk in het gebruik, waardoor de advocaten steeds meer zelf gaan doen. Tekenend is dat we het nu met de helft minder secretaresses af kunnen. Terwijl de secretaresses die gebleven zijn veel interessanter werk hebben gekregen. Minder routinetaken, meer persoonlijke ondersteuning en bijvoorbeeld modellen maken voor contracten en dergelijke.

Digitaal declareren met één druk op de knop
Een belangrijke ontwikkeling was de overstap, nu twee jaar geleden, op digitaal declareren. Voorheen werden alle declaraties uitgeprint en per post verzonden. Bovendien werden ze handmatig ingescand en opgeslagen in het dossier van de klant. Nu gaat dat allemaal digitaal. Dat was best een grote stap. Voor een aantal collega’s voelde het als een verarming. Zij waren gewend bij de declaratie een begeleidend briefje te schrijven met een soort overzicht van de afgelopen periode. Dat lukt niet meer als je digitaal gaat verzenden. Maar onze administratie is er blij mee. Ze hoeven alleen nog maar te zorgen dat de juiste mailadressen in NEXTmatters staan. Één druk op de knop en de declaraties gaan de deur uit. Bovendien worden ze meteen verwerkt in het boekhoudsysteem én keurig digitaal opgeslagen in het dossier. Dit was voor ons een enorme efficiency-slag.

“De overstap van FORTUNA naar NEXTmatters was het begin van een grote efficiency-slag voor ons kantoor.”

Binnenkort een cliëntenportal
Inmiddels werken we ruim drie jaar met NEXTmatters, en we blijven samen met NEXTlegal bezig met de doorontwikkeling. Vanaf 1 januari 2020 hebben we een cliëntenportal, een beveiligde omgeving waar de cliënten hun eigen dossiers kunnen inzien. Ook dit zal de taken van de secretaresses weer aanzienlijk verlichten, want nu bellen cliënten nog vaak omdat ze een email, document of declaratie niet kunnen vinden of om vragen te stellen over de status van hun zaak. Die informatie vinden ze straks allemaal op onze site, waar ze veilig kunnen inloggen onder de knop ‘Mijn Dossier’. Voor de cliënten zelf is het ook bijzonder handig, want die kunnen tevens profiteren van onze professionaliteit als het gaat om de organisatie van de dossiers. Ze hoeven niet meer hun eigen computer in te richten met mapjes om alles op orde te houden. Dat doen wij voor ze. Bovendien is het veiliger, want we hoeven nooit meer gevoelige stukken via e-mail op te sturen. Alles blijft staan in onze portal-omgeving, waar de cliënt kan inloggen om zijn eigen dossiers te bekijken, desgewenst met authenticatie in twee stappen, voor nóg meer veiligheid.

Stap voor stap naar een perfect systeem
De manier waarop het cliëntenportal tot stand kwam is typerend voor NEXTlegal. Twee jaar geleden kregen we al een eerste versie te zien, waar we onze mening over mochten geven. Vorig jaar presenteerde NEXTlegal een nieuwe versie. Die was eigenlijk al prima, maar toen hadden wij weer allerlei dingen aan ons hoofd, zoals een verhuizing en de naamsverandering naar BG.legal. Inmiddels zijn we er klaar voor en we waren aangenaam verrast, want er zijn nog weer dingen verbeterd. Zo hadden wij gevraagd om de mogelijkheid meerdere contactpersonen aan een dossier toe te voegen. Dat is geregeld. En inmiddels werkt NEXTlegal op verzoek van onze mediators aan een functie die aantoont dat bepaalde documenten met alle partijen gedeeld zijn, zoals de beroepsvereniging voorschrijft. Zo blijven we samen het systeem perfectioneren.

De toekomst met NEXTmatters
De afgelopen jaren zijn de advocaten steeds meer functies van NEXTmatters zelf gaan gebruiken. Binnenkort gaan we maandelijks een werklunch organiseren om elkaar te leren hoe we nóg meer uit het systeem kunnen halen, want veel functies worden nog onvoldoende ingezet. Ook moeten we leren om met behulp van NEXTmatters wat meer op relatieniveau naar de cliënten te kijken. We blijven nu nog vaak hangen bij de individuele dossiers, de uren, de contactpersonen. Terwijl als je naar de relatie kijkt, ontdekt wat die binnen ons kantoor nog meer doet, dan kun je misschien interessante kruisverbanden leggen om de cliënten nóg beter te bedienen. En misschien ook wat cross selling te doen, wat weer goed is voor ons kantoor.

Conclusie… gaat lekker
Het mag duidelijk zijn: ik ben een tevreden klant. BG.legal is een kantoor dat graag voorop loopt en wij behoren dan ook vaak tot de eersten die met nieuwe functies van NEXTmatters gaan werken. Dat mee-ontwikkelen kost wel tijd, maar ik zie ook grote voordelen voor ons en onze klanten. Het komt er in feite op neer dat het belangrijkste gereedschap binnen ons advocatenkantoor mede door onszelf wordt vormgegeven. Het doet daardoor precies wat wij nodig hebben.