Interview Ben van Hengstum

Als rasondernemer zag Ben van Hengstum al vroeg de enorme potentie van Devoon als leverancier van software voor het notariaat. Samen met een aantal partners besloot hij te investeren in de onderneming. Hun investeringsmaatschappij kocht in 2006 de helft van de aandelen. Een jaar later kon Ben de directeur vervangen en werd ook Trivium Software ingelijfd. Zijn doel: Devoon en Trivium beter in de markt zetten en verder uitbouwen met als basis de kwaliteit van het pakket en de enorme expertise van de bestaande medewerkers. Dit bleek een gouden greep.

Wat kun je vertellen over deze beginperiode?
“Ik ben niet specifiek softwareman of specialist in het notariaat. Maar ik weet wel hoe je een bedrijf leidt en mensen motiveert. Daarbij maakt het eigenlijk niet uit of je kastjes maakt voor tandartsen of software voor notarissen. Met visie, doorzettingsvermogen en enthousiasme kun je overal iets moois van maken. Ik heb Devoon destijds opgepakt en ben er keihard aan gaan trekken. Na een aantal jaren ontstaat er een zekere tractie en dan is het gáán! In dezelfde periode hebben we ook Trivium Software aangekocht. De oorspronkelijke oprichters en eigenaren zijn er uit gegaan en Trivium werd gerund door de mensen die er al zaten. Vanaf 2011 heb ik het management van Trivium erbij gepakt. Maar dat was vooral doorgaan met waar ze al mee bezig waren.”

Devoon en Trivium lijken voor elkaar geschapen, qua dienstenpakket
“Ja, als je puur naar de dienstverlening kijkt, klopt dat. Ze hadden jaren daarvoor al door dat ze grotendeels hetzelfde deden, en een poging gewaagd om samen te gaan werken. Maar toen stonden er nog te veel ego’s in de weg, dus dat ging mis. Die erfenis heeft ons later ook nog parten gespeeld, want er was van beide kanten een zekere gereserveerdheid. Oud zeer.”

“Ik wil dat mijn mensen elke dag gemotiveerd hun bed uit komen, blij dat hun klanten lekker kunnen werken met onze software.”

Maar nu toch samen?
“Vanzelfsprekend. Het is een logische stap. En ik moet zeggen, de laatste jaren waren beide bedrijven natuurlijk samen onderdeel van de Lexxyn Groep en gaandeweg zijn de ergste stekels afgesleten. Je deelt kennis, helpt elkaar op projecten, leert van elkaar en krijgt zo ook respect voor elkaar. Devoon liep wat voorop met de doorontwikkeling van assyst naar NEXTassyst en bij Trivium zagen ze wel dat dit de toekomst was. In 2012 heb ik het balletje over de samenwerking nog eens opgegooid. We hebben toen onze diensten geïnventariseerd en er een klap op gegeven: we gingen samen Devoon’s platform voor notarissen uitbreiden voor toepassing als platform in de advocatuur. Dat werd dus NEXTmatters. Dezelfde basiscode, maar met andere functionaliteiten en op een aantal punten een ander uiterlijk.”

Was deze samenwerking al een soort fusie?
“Nee, je moet dit soort dingen niet forceren. Het was wel de eerste aanzet. Beide bedrijven werken al jaren op verschillende locaties met dezelfde software. Naarmate er meer NEXTmatters klanten aansloten, werd de samenwerking intensiever. Die fysieke scheiding blijft voorlopig gewoon zo, dat is meer van praktische aard. Mensen van Trivium komen bijna allemaal uit de buurt van Oosterhout en die van Devoon wonen in de regio Reeuwijk. De aanstaande fusie is vooral organisatorisch en administratief. Je maakt het bedrijf robuuster, je krijgt een bredere basis. En als één bedrijf kunnen we ook onze producten samen aanbieden aan de zogenaamde combikantoren, waar zowel advocaten als notarissen werken. Zo kunnen we beide beroepsgroepen laten profiteren van elkaars slimmigheden en expertise.”

 Zijn er overlappingen tussen notarissen en advocaten?
“Ze hebben dezelfde juridische achtergrond, maar kozen tijdens de opleiding verschillende richtingen. Het zijn ook andere types. Advocaten zijn van de conflicten. Ze staan altijd aan één kant. Notarissen proberen juist het proces te voltooien en daarbij onafhankelijk tussen partijen te staan. De advocaat gaat uit van de cliënt, de notaris van het dossier. Ze communiceren ook anders met ons. Als er eens iets misgaat in onze dienstverlening, stuurt de notaris een mailtje met het vriendelijke verzoek: “Kunt u dit alstublieft voor ons oplossen?”. De advocaat daarentegen stuurt een lange brief op hoge poten met dreigementen en mogelijke sancties met op de laatste pagina een ultimatum: “Nú oplossen, dan even goede vrienden.” Ik chargeer het misschien een beetje, maar het resultaat van beide benaderingen is hetzelfde: wij gaan ons best doen. Maar goed, dat deden we tóch al.”

En hoe zit dat met die combikantoren?
“Er zijn in Nederland grote kantoren waar zowel advocaten als notarissen in dienst zijn. Advocaten doen ondernemingsrecht, stellen contracten op en ontwikkelen de structuur van ondernemingen. De notaris legt alles netjes vast in akten en regelt het betalingsverkeer. Met de fusie van Devoon en Trivium hebben we nu totaaloplossing voor dit soort combikantoren. Overigens, we kunnen dingen samenvoegen, maar daarbij moeten we wél rekening houden met de wettelijke grenzen. Zo mogen notarissen soms wel dossiers van advocaten inzien, maar andersom niet. Daar moet dus een ‘chinese wall’ tussen zitten. Als één bedrijf kunnen we dat soort zaken nóg beter regelen.”

En wat zijn de effecten?
“De fusie betekent dat mensen nog nauwer gaan samenwerken. We kunnen bijvoorbeeld één helpdesk creëren en onze consultants zo bijspijkeren dat ze voor beide beroepsgroepen kunnen werken. Een ander belangrijk voordeel is dat de verschillende disciplines kunnen profiteren van elkaars sterke punten. Simpel voorbeeld: op een advocatenkantoor kijken ze zonder uitzondering zeer nauwgezet hoe partners en medewerkers presteren. Dat proces van uren schrijven en verantwoorden, en bespreekbaar maken hoe iedereen presteert staat in het notariaat nog in de kinderschoenen. Terwijl, sinds de prijzen vrij zijn in het notariaat, de concurrentie sterk is toegenomen. Met een efficiencyslag kun je als notaris nog flinke winst boeken. Omgekeerd geldt dat overigens ook. Advocaten kunnen van notarissen veel leren over integratie van openbare bronnen en over standaardisering en automatisering van de documentenproductie. Wij hebben specialisten vanuit beide disciplines in huis. Én we beheersen het gereedschap van beide beroepsgroepen tot in de puntjes. Daardoor kunnen wij katalysator zijn in dit professionaliseringsproces.”

Die mensen vanuit beide disciplines gaan nu dus samen
“Precies. Het grappige is dat beide bedrijven altijd gedacht hebben dat ze heel verschillend waren. Terwijl ze eigenlijk juist sterke overeenkomsten hebben. Ik ben soms verbaasd dat zij verbaasd zijn.”

Jij geniet daarvan, hè?
“Heel eerlijk gezegd is dát waar ik na al die jaren het meest trots op ben. Dat ik twee heel verschillende bedrijven heb mogen leiden en dat die twee teams qua mentaliteit en aanpak in een jaar of tien, twaalf steeds meer naar elkaar toe gegroeid zijn. Het zijn allemaal mensen die weten waar ze mee bezig zijn en die een enorme toewijding hebben. Ze zijn nuchter, recht door zee, enthousiast. En vooral ook heel zelfstandig. Niemand hoeft ze te sturen, ze doen met plezier wat ze moeten doen, en wel zo goed mogelijk. Dat komt ook doordat ze geen directieve stijl gewend zijn. Ik sta niet elke dag de lakens uit te delen. Het is onwijs belangrijk dat mensen weten waarom ze dingen doen. Doe je wat je doet omdat ik zeg dat het moet? Of is er een andere reden waarom je elke dag je bed uit komt? Als je goed beseft waarom je je werk doet, dan volgt daar automatisch uit wát je doet en hóe je het doet. Ik geef daarin zelf natuurlijk het voorbeeld. Ik sta elke dag op omdat ik het een kick vindt om te zien hoe onze klanten hun werk plezierig kunnen doen met onze software. Hopelijk inspireert dat mijn collega’s.”

Je betaalt je mensen toch ook goed?
“Motivatie komt niet uit wat je elke maand op je rekening krijgt. Het gaat erom dat je ziet wat het effect is van jouw werk. Onze mensen zijn oprecht verdrietig als een klant om een of andere reden zijn werk niet kan doen. Dat uit zich in ongekende toewijding. We staan letterlijk dag en nacht voor de klanten klaar. En niet omdat we een formele 24/7 helpdesk met supportsysteem hebben. Onze mensen doen het uit zichzelf, puur omdat ze het vervelend voor de klant vinden als iets niet werkt. Ik ben er trots op dat ik mijn teams hiertoe heb kunnen motiveren. Want ze doen de dingen niet omdat ík het zeg, maar vanuit een interne motivatie. Daar worden ze zelf ook gelukkiger van.”

Vind je het niet moeilijk om dit los te laten nu je weg gaat?
“Absoluut niet. Nou ja, soms wel. Maar het is tijd. Iedereen weet perfect wat ze moeten doen en ik heb het volste vertrouwen dat dat zo blijft. Ik wil ook niet over mijn graf heen regeren. Veel collega’s hebben er flink wat taken bijgekregen. We zijn aan het herstructureren, er is een andere manier van beoordelen, van werken, van communiceren. De transitie is al een tijdje bezig en ik ben ook nog niet echt aan het afbouwen. En uiteindelijk moeten zij het doen. Als ik over vijf jaar nog eens kom kijken en iedereen doet alles anders, dan is dat ook prima. Ik kan me goed voorstellen dat bepaalde dingen veranderen. Wat zeker blijft is dat ze stuk voor stuk hart voor de zaak hebben. En dat ze de klant de allerbeste service willen bieden. Dat is de gouden standaard, de fundering onder dit bedrijf. Ik weet zeker dat dat rotsvast blijft staan.” 

En jij? Je gaat weg. Wat ga jij nu doen?
“Ik ga zeilen met mijn vrouw Felia op ons schip Eva. Ik zeil al sinds mijn tiende en vanaf mijn zestiende wil ik al met een boot de wereld rond. Een deel van mijn leven heeft in dat teken gestaan. Al heb ik er niet alles voor aan de kant gezet, hoor. Dromen moet je nastreven maar je moet er niet je hele leven voor inrichten. Zoals Harrie Jekkers al zong: “Sparend voor later ga je straks ook sparend dood.”. Harrie is mijn held. Leven moet je nú doen. We wilden altijd graag zeilen, maar we kozen ervoor om eerst te werken en een poging te wagen om kinderen groot te brengen. Dat is prima gelukt. Je kunt ook niet ‘een paar dagen weg’ als je op zee wilt zeilen. In 2006 heb ik daarom mijn boot verkocht en een aantal jaren hebben we ons volledig gericht op de zaak. Maar op de achtergrond speelde het altijd mee: eens… dan gaan we! En nu heb ik nog de leeftijd om zo’n reis ook fysiek aan te kunnen.”

Vertel eens wat over je schip?
“We hebben goed nagedacht en gekozen voor degelijkheid en veiligheid. Je droomt natuurlijk van een groot schip, maar wordt steeds realistischer. Kunnen we het mannen met zijn tweeën? Kunnen we zelf op spierkracht de zeilen hijsen? Nu hebben we dus Eva. Een Atlantic 43, wat staat voor 43 voet ofwel 13,5 meter. Aluminium romp. Het is iets duurder dan staal, maar licht en rock solid. Én… het roest niet.”

Klinkt stoer. Wat zijn de plannen?
“We hebben een voorliefde voor Scandinavië. April 2020 gaan we via de Baltische Zee naar Rusland, St. Petersburg, en daarna terug naar het zuiden: Spanje, Portugal, Canarische Eilanden, Caribiën. Zo’n schip is een beetje een drijvende camper. Je kunt overal naartoe, maar dan wel met een minimale carbon footprint. Dat spreekt ons ook erg aan. Terug naar de essentie.”

Het lijkt best eng
“Het is inderdaad niet zonder gevaar. Maar we zijn heel voorzichtig. Mensen hebben geen idee van alle veiligheidsmaatregelen die we nemen. Dat gaat ook over discipline, een belangrijk thema in ons leven. Voorbeelden? Tijdens het varen geen druppel alcohol. Op zee dragen we reddingsvesten. Altijd. Punt. En zodra we varen en we ons op de boot verplaatsen, zijn we aangelijnd. Je weet als je op zee overboord valt, moet je er rekening mee houden dat het afgelopen is. Zit je aan de boot vast, heb je meer kans. Zit je niet vast maar heb je een reddingsvest, heb je meer kans. We proberen zo veel mogelijk risico’s te onderkennen en te minimaliseren.”

Is het niet lastig om ineens zonder kinderen op elkaars lip te zitten?
“Ach, we zullen elkaar en onszelf onderweg best wel eens tegenkomen. Het goede nieuws is, dat mijn vrouw ook mijn beste vriendin is. Mijn jongste zoon doet twee studies in Maastricht dus die is voorlopig onder de pannen. En de oudste heeft een baan in de IT en blijft in ons huis wonen. Voor ons wordt de reis louterend. De start van een nieuw avontuur.”

En het eind van het Lexxyn-avontuur?
“Toevallig valt de start van mijn reis samen met de fusie, maar dat moet dan maar. Ik kan er ook niet eeuwig bij blijven. Ik ben nu 50, het is tijd. En ik heb er alle vertrouwen in dat de mensen hier er iets moois van gaan maken. We zijn nu bezig met afspraken met leveranciers, we regelen de benadering van de klanten, gaan de helpdesk goed organiseren. Het aardige is dat ik zelf eigenlijk niet zo veel hoef te doen. Zoals ik eerder al zei: iedereen is zelfstandig bij Devoon en Trivium. Ze zijn gewend dingen zelf op te pakken. Ik heb in de afgelopen jaren allemaal mensen om me heen verzameld die niet alleen maar ja en amen zeggen. Als iemand het beter weet dan ik, dan ben ik daar blij mee. Experimenteren? Prima. Ik zeg altijd: “Als jij meer fouten maakt dan ik, dan heb jij gewonnen.”. En iedereen heeft de intrinsieke motivatie om er een succes van te maken. Dus ik hijs met een gerust hart de zeilen. De einder lonkt.”

Meer weten of de avonturen van Ben en Felia volgen? Kijk op www.sailingeva.com.